Mempersiapkan Perjalanan Dinas

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.

Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan. Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputi mempersiapkan rapat, mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi, mengurus perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif sekretaris meliputi
mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping,
dan sebagainya.

 

1.2  Rumusan Masalah

  • Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan
  • Merencanakan Perjalanan Dinas
  • Pengertian Dokumen
  • Kegunaan Dokumen
  • Dokumen Perjalanan Dinas
  • Persiapan Perjalanan Dinas Keluar Negeri
  • Pengertian perencanaan dan sekretaris
  • Arti perencanaan
  • Arti dan tugas sekretaris
  • Menyiapkan transportasi, akomodasi dan keuangan
  • Rencana transportasi
  • Rencana akomodasi
  • Rencana keuangan
  • Membuat daftar perjalanan
  • Perincian perhitungan biaya perjalanan dinas
  • Travel dan agent
  • Perencanaan jadwal perjalanan
  • Mengatur perjalanan dinas
  • Pengaturan waktu
  • Macam-macam dokumen perjalanan
  • Surat pearjalanan paerintah perjalanan dinas(SPPD)
  • Membuat laporan perjalanan dinas
  • Menyusun laporan perjalanan dinas
  • Fungsi laporan
  • Pedoman pembuatan laporan
  • Macam macam laporan
  • Kas
  • Rekening koran
  • Pengurusan kas kecil
  • Contoh buku kas kecil
  • Sistematika laporan
  • Tata cara penyusunan laporan
  • Sekembalinya pimpinan tidak dari perjalanan dinas
  • Selama pimpinan tidak ada di tempat
  • Berpergian dengan pimpinan
  • Berpergian seorang diri
  • Persiapan dokumen keuangan pimpinan selama dalam perjalanan
  • Persiapan kebutuhan pimpinan dan disatukan di suatu tempat

 

  • Pengertian tamu
  • Petugas penerima tamu
  • Record / catatan tamu
  • Etika pelayanan tamu
  • Macam macam tamu
  • Membuat perjanjian dengan tamu
  • Membatalkan afsprook/appointment
  • Langkah langkah menerima tamu
  • Menyusun jadwal penerimaan tamu
  • Kesalahan yang harus dihindari dalam menerima tamu
  • Jenis jenis tamu dan cara pelayanannya
  • Etika menerima tamu kantor
  • Penanganan ruangan tamu

 

1.3  Tujuan Penulisan

 

  1. Mengetahui proses penanganan perjalanan dinas pimpinan.
  2. Mengetahui peran sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan.
  3. Mengetahui perencanaan perjalanan dinas
  4. Mengetahui pengertian perencanaan dan sekretaris
  5. Mengatahui rencana transportasi, keuangan, dan akomodasi
  6. Mengetahui daftar perjalanan
  7. Mengetahui perjalanan dinas
  8. Mengaetahui laporan perjalanan dinas
  9. Mengetahui penanganan tamu
  10. Mengetahui membuat dan menyusun jadwal penerima tamu
  11. Mengetahui langkah langkah menerima tamu.

 

1.4  Manfaat penulisan

  1. Bagi Mahasiswa :
  2. Mempraktekkan ilmu kesekretariatan yang sudah didapatkan di bangku kuliah untuk diaplikasikan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
  3. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas.
  4. Bagi Institusi :
  5. Mempermudah sekretaris dalam mempersiapkan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan.
  6. Meningkatkan produktivitas sekretaris dan perusahaan
  7. Sebagai sarana pertukaran informasi antar institusi pendidikan.

 

BAB II TINJAUAN TEORI

Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satukaryawan dalam sebuah perusahaan, namun lebih jauh sebagai faktor penting yang mendukung kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugassekretaris adalah berkaitan erat dengan pimpinan.

Pendapat tentang definisi sekretaris yang dikemukakan oleh M.G. Hartiti Hendarto dan F.X. Tulusharyono, M.M, (2003:4) yaitu :

“Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pemimpin.”

Lebih lanjut menurutSaim an,(2002:24) tentang sekretaris adalah sebagai berikut : “Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.”

Dari dua pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugasnnya, yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran.

2.1              Jenis-Jenis Sekretaris

Sekretaris memiliki ruang lingkup pekerjaan yang sangat luas. Karena luasnya ruang lingkup pekerjaan yang menentukan tugas-tugasnya, seorang sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis.

Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Lengkap Kesekretariatan untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2004:13-16), jenis sekretaris dapat dikelompokkan berdasarkan :

  1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab Sekretaris Organisasi
  2. Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. Sekretaris organisasi disebut juga Executive Secretary. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur kerja organisasi, membuat keputusan, pengarahan koordinasi, pengendalian. Contoh sekretaris organisasi : Business Secretary -Company Secretary -Sekretaris jendral di Departemen Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah tingkat I
  3. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary)

Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun bersifat kedinasan.Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan adalah :

 

  • Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah.
  • Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau perusahaan, juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu kebijaksanaan. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy

Maker Tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya, yang  terbatas pada masalah bisnis dan kedinasan. Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. Jadi di sini dimaksudkan

bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan langsung. Apabila atasan lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan si sekretaris maka terlebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung si sekretaris.

  1. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary)

Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia diangkat dan digaji secara perorangan. Contohnya : sekretaris pribadi seorang artis.

  1. Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja
    1. Sekretaris Junior

Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar dariya. Biasanya hanya diberi tugas-tugas yang bersifat rutin.

 

  1. Sekretaris Senior

Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik, karena telah berpengalaman bekerja. Oleh karena itu, ia diharapkan ampu bekerja mandiri, mampu mengatur pekerjaannya sesuai prosedur.

 

  1. Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan

Yang dimaksud di sini adalah sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang tertentu, seperti : bidang hukum, bidang medis, bidang teknik, bidang akuntansi, dan sebagainya. Sehingga dalam dunia usaha dikenal :

  1. The Legal Secretary (sekretaris yang bekonsentrasi dalam bidang hukum) Yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum, pengacara, notaris, dan sebagainya. Ia sendiri bukan ahli hukum, tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya.
  2. The Medical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis) Yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. Sama halnya dengan The Legal Secretary, ia bukanlah seorang dokter, paramedis ataupun ahli medis lainnya.
  3. The Technical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu) Yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu.
  4. The Accounting Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi) Yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan. Sedangkan teori yang dikemukakan oleh Siti Mutmainah dalam blog pribadinyawww.s itim utm ainnah32.blogs pot.com tentang jenis-jenis sekretaris dapat dikelompokkan menjadi :
  5. Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan,wewenang dan tanggung  jawabnya :
    1. Sekretaris Instansi

Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi manager yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. b. Sekretaris Pribadi Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator(perantara) pimpinan.

  1. Berdasarkan kemampuannya dan pengalamanya kerjanya sekretaris dibedakan menjadi :
    1. Sekretaris Junior

Sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris dan belum memiliki banyak pengalaman.

  1. Sekretaris Senior

Sekretaris yang memiliki profesionalisme yang mantap dapat berdiri  sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya. Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa jenis sekretaris dibagi menjadi beberapa kelompok. Sekretaris tidak hanya bertumpu pada pekerjaan kantor yang berhubungan dengan pimpinan sebuah perusahaan, namun lebih jauh seorang sekretaris dapat menjadi seorang sekretaris pribadi bahkan kepada seseorang yang tidak menjabat sebagai pimpinan perusahaan, misalnya seorang artis atau pengacara.

2.2              Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalam hal korespondensi, kearsipan, dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris.

“Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.”

(Saiman, 2002:40) Menurut Neni Nuraeni dalam websitenya

http://www.greatsecretary.wordpress.com menjelaskan bahwa sekretaris dibanding dengan

posisi lain, termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

  1. Menurut Wewenangnya.
    1. Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.
    2. Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
    3. Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
    4. Menurut Jenis Tugasnya.
      1. Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
      2. Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan
      3. Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi,mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
      4. Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Sedangkan menurut Eti Ratnawati dan Sunarto dalam bukunya berjudul Kompetensi Sekretaris Profesional (2006:16-18), tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok : tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, dan tugas kreatif.

  1.  Tugas Rutin

Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan, praktek yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang dilakukan sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, tamu, telepon, acara kegiatan pimpinan, laporan, rapat rutin, dan lain-lain.

  1. Tugas Pelaksanaan Instruksi

Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan di tengah –tengah kerja rutin. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, proyek khusus, dan lain-lain.

  1. Tugas Kreatif

Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, daapt berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan kepribadian, pengetahuan, atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi,dan tugas keseluruhannya makin meningkat.

Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa tugas sekretaris  sangat kompleks dan tidak hanya berhubungan dengan tugas pimpinan saja

Sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang berhubungan dengan kesekretariatan, meliputi tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, tugas kreatif, tugas insidentil dan tugas sosial.

2.3              Pengertian Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas adalah kegiatan yang sering dilakukan di dalam sebuah perusahaan. Dengan berbagai keperluan, perjalanan dinas ini perlu dilakukan. Karena persiapan yang begitu rumit, dibutuhkan seseorang yang membantu menangani persiapannya. Sekretaris yang memiliki kegiatan dalam hal kesekretariatan dituntut untuk mampu mempersiapkan kelengkapan perjalanan dinas meliputi dokumen perjalanan dinas.

“Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota, yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan, dapat dilaksanakan dengan menggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yang biayanya ditanggung oleh perusahaan yang menuggaskan.”(www.batan.go.id)

Sedangkan pendapat lain yang dikemukakan oleh Drs. Ignatius Wursanto (2006:209)“Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau

pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.”

Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas, perjalanan dinas meliputi perjalanan dinas dalam kota dan luar kota, maupun luar negeri yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu.

Langkah-langkah Mengatur Perjalanan Dinas

Seorang sekretaris yang handal, umumnya dipercayai pimpinannya untuk mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak ringan. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu, mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya.

Menurut Dra. Eny Winarni dalam artikelnya yang berjudul Mengatur Perjalanan Bisnis(www.s m k6dki.or .id ) menjelaskan ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh sekretaris sehubungan dengan penyelenggaraan perjalanan dinas, adapun yang harus dipersiapkan oleh sekretaris adalah :

  1. Merencanakan Perjalanan
  2. Mempersiapkan Daftar Perjalanan
  3. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan
  4. Mempersiapkan Transportasi
  5. Mempersiapkan Akomodasi

Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Kesekretariatan Lengkap Untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2003 : 146-149), seorang sekretaris harus berusaha mendapatkan informasi yang akurat menyangkut beberapa hal di bawah ini :

  1. Tujuan Perjalanan

Sekretaris dapat bertanya kepada pimpinan atau mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan perjalanan dinas untuk mengetahui tujuan perjalanan pimpinan agar dapat mengatur jadwal dan acara kegiatan (itinerary) pimpinan secara baik.

  1. Waktu Keberangkatan dan Tempat Tujuan

Sekretaris harus mengetahui secara pasti tentang hari, tanggal, bulan dan jam berapa pimpinan akan memulai perjalanannya. Selain itu sekretaris perlu mengetahui pimpinan akan singgah di tempat mana saja selama perjalanannya. Ini semua dimaksudkan agar sekretaris bisa merencanakan perjalanan pimpinan, mengurus visa, reservasi tiket dan hotel, dan sebagainya.

 

  1. Transportasi

Sekretaris harus mengetahui jenis transportasi apa yang diinginkan

oleh pimpinan, apakah transportasi darat, laut, atau udara.

 

  1. AkomodasiSekretaris harus mengetahui hotel atau motel yang diinginkan

pimpinan. Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan, dan tentu saja daerah yang aman dan nyaman.

Dari pendapat di atas, ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan, yaitu menentukan tujuan perjalanan dinas, tempat, waktu dan tanggal keberangkatan, transportasi dan akomodasi. Selain itu, sekretaris harus mempersiapkan seluruh kelengkapan dokumen perjalanan dinas.

2.4              Macam-Macam Dokumen Perjalanan (Travel Documents)

Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Seorang sekretaris harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan atas segala sesuatu yang perlu dipersiapkan.

Menurut Ignatius Wursanto dalam bukunya yang berjudulKom petensi Sekretaris Professional menjelaskan bahwa ada beberapa dokumen perjalanan dinas yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas, yaitu :

  1. Dokumen Internal

Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau perusahaan yang bersangkutan, meliputi :

  1. Surat Tugas

Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan.

  1. Surat Perintah Perjalanan Dinas

Surat perintah perjalanan dinas adalah surat perintah dari pejabat yang berwenang untuk mengadakan perjalanan dinas.

  1. Dokumen Eksternal

Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait. Jenis dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada jenis transportasi yang digunakan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. Berbagai jenis dokumen eksternal antara lain :

  1. Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga dan Ijazah pendidikan terakhir. Dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor.
  2. Paspor

Merupakan tanda bukti diri di Negara lain. Tanpa paspor seseorang tidak bisa berpergian keluar negeri.

  1. Fiskal

Fiskal adalah pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan mengadakan perjalanan baik dinas maupun pribadi ke luar negeri.

  1. Visa

Visa adalah surat ijin yang diberikan kepada seseorang yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri.

Sedangkan menurut Ernawati, Ursula (2003:160-167), terdapat berbagai macam dokumen perjalanan yang perlu dipersiapkan untuk mengunjungi Negara asing yaitu sebagai berikut :

  1. Paspor(Pass por t)

Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya,

berlaku sebagai tanda pengenal yang sah.

  1. Exit Permit

Adalah izin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke Negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler lainnya. Masa berlaku exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan, apabila masa waktu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya.

  1. Surat Keterangan Fiskal Adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri.
  2. Sertifikat Kesehatan

Adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu seperti cholera, yellow fever dan sebagainya. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic yang menyerang suatu Negara.

  1. Visa

Adalah izin masuk ke suatu Negara, berupa keterangan yang ditulis

di atas selembar formulir ditempel pada salah satu halaman paspor.

  1. Tiket Pesawat Terbang (Air Ticket)

Seorang sekretaris harus memperhatikan hal-hal berikut ini dalam pemesanan tiket pesawat, antara lain: rute penerbangan, waktu penerbangan, kelas penerbangan, dan seating arrangement.

  1. Voucher

Sebaiknya sebelum pimpinan berangkat, sekretaris sudah membeli voucher kamar hotel melalui biro perjalanan (travel agent) karena lebih murah dan nyaman.

Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan macam-macam dokumen perjalanan dinas adalah meliputi surat tugas, surat perintah perjalanan dinas. Sedangkan apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri dibutuhkan dokumen lain meliputi paspor, visa, dan fiskal.

2.5              Mempersiapkan Daftar Perjalanan(Itinerary)

Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Karena itu, sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu

pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable dari airlines.

Menurut Ernawati, Ursula dalam bukunya “Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157), menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan, sebagai berikut :

  1. Mengetahui rencana perjalanan pimpinan

Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan, baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri.

  1. Mempelajari Time Table Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines, meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas.

Sedangkan menurut Azizah V. dalam artikelnya Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus  memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal kegiatan pimpinan. Hal  yang perlu diperhatikan antara lain meliputi :

  1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan.
  2. Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai  persinggahan.
  3. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat,  atau mobil).
  4. Jenis pelayanan, (kelas utama atau ekonomi).
  5. Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki.
  6. Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan  travel biro.
  7. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time  schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari  sebelum berangkat.

Dari beberapa pendapat di atas, disimpulkan bahwa sekretaris harus  mengetahui beberapa informasi penting sebagai pedoman menyusun jadwal kegiatan pimpinan(itiner ar y) selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan waktu keberangkatan, jenis transportasi, alat transportasi, dan jenis penginapan.

BAB III PEMBAHASAN

 

3.1              Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan

3.1.1        Merencanakan Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas adalah kegiatan yang sering dilakukan di dalam sebuah
perusahaan. Dengan berbagai keperluan, perjalanan dinas ini perlu dilakukan.
Karena persiapan yang begitu rumit, dibutuhkan seseorang yang membantu
menangani persiapannya. Sekretaris yang memiliki kegiatan dalam hal
kesekretariatan dituntut untuk mampu mempersiapkan kelengkapan perjalanan
dinas meliputi dokumen perjalanan dinas.

“Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan
yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota, yang
dilakukan untuk kepentingan perusahaan, dapat dilaksanakan dengan
menggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yang biayanya
ditanggung oleh perusahaan yang menuggaskan.”(www.batan.go.id)

Sedangkan pendapat lain yang dikemukakan oleh Drs. Ignatius Wursanto
(2006:209)“Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan ataupegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.”

Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa perjalanan dinas
adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau
perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas, perjalanan dinas meliputi
perjalanan dinas dalam kota dan luar kota, maupun luar negeri yang biayanya
ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu

3.1.1.1  Istilah Dokumen

Dokumen dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web. Setiap dokumen memiliki sintaks (syntax) dan struktur yang ditentukan oleh aplikasi maupun penciptanya. Kata syntax diambil dari syntaxe dalam bahasa Latin merujuk ke bagian dari aturan atau gramatika bahasa yang menentukan bagaimana pesan disusun. Setiap dokumen mengandung susunan yang memenuhi aturan-aturan itu, baik jika ia mengandung teks maupun gambar, suara, dan gambar hidup. Selain itu, dokumen juga memiliki semantik (semantics) yang ditetapkan oleh pencipta atau penulisnya. Kata semantics merujuk ke makna dari sebuah pesan. Sebagai pelengkapnya, dokumen juga memiliki gaya penampilan (presentation style) untuk menentukan bagaimana dokumen akan tampil atau dicetak. Gaya presentasi ini dipengaruhi langsung oleh sintaks dan struktur dokumen. Terakhir, sebuah dokumen juga dapat memiliki wakil dari dirinya, disebut surrogate atau metadata. Sintaksis sebuah dokumen dapat juga menentukan sekaligus struktur, gaya presentasi, semantik, dan bahkan tindakan-tindakan eksternal yang diperlukan untuk memanfaatkan dokumen tersebut. Kadang-kadang semua elemen ini menjadi satu. Sebaliknya semantik juga dapat berkait langsung dengan cara presentasi dan penggunaan dokumen, misalnya Postcript adalah untuk dokumen yang diberlakukan sebagai gambar. Pada dasarnya, setiap dokumen mengandung tanda (sign), walau tidak setiap tanda kita anggap dokumen. Tanda lalulintas, misalnya, jarang kita anggap dokumen. Sebuah batu di pinggir jalan, bukanlah dokumen. Tetapi bagaimana dengan sebuah batu yang dipajang di museum? Bagaimana dengan tanda lalulintas dari jaman kolonial yang dijadikan bahan untuk penyelidikan sejarah lalulintas di Indonesia? Batu dan tanda lalulintas itu bisa juga menjadi dokumen bagi ahli arkeologi dan sejarah, bukan? Kalau kita membatasi pengertian “dokumen” hanya pada dokumen tertulis, foto, atau video, maka objek-objek museum luput dari pengamatan. Demikian pula kita akan luput mengamati seekor kupu-kupu yang sudah diawetkan, sepucuk tanaman langka yang dipelihara di Kebun Raya Bogor, atau sekotak lontar peninggalan Singosari. Sebaliknya, jika kita memperluas pengertian dokumen menjadi setiap objek yang di dalamnya mengandung tanda-tanda, maka semua objek di dunia ini adalah dokumen. Alam semesta ini pun dokumen. Tetapi, tentu saja, tidaklah mungkin pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi mengurusi alam semesta sebagai dokumen. Maka, teringat lah lagi kita pada kata “relevan” (relevant) yang pernah dibahas di blog ini. Maka “dokumen yang relevan” menjadi sangat relevan untuk masing-masing dari kita yang menamakan diri pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi. Maka sintaks, semantik, gaya penampilan, metadata, tanda, dan sebagainya itu akan selalu kita periksa: relevan atau tidak? Barulah kita bisa tahu apakah sesuatu yang ada di hadapan kita itu adalah dokumen atau bukan-dokumen.

 

3.1.1.2  Pengertian Dokumentasi

 

Pengertian Dokumentasi, Dokumentasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia didefinisikan sebagai sesuatu yang tertulis , tercetak atau terekam yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan. Dokumentasi menurut Paul Otlet pada International Economic Conference tahun 1905 adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen.Dalam Encyclopedia Britanica: dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang mengunakan alat.

 

3.1.1.3  Perbedaan Konsep Dokumentasi dan Kearsipan

Konsep merupakan pengertian yang merujuk pada sesuatu hal, masalah, benda, butir (item). Konsep merupakan satu kesatuan dengan manusia, karena berpikir merupakan kodrat manusia. Maka tidaklah salah bila seorang filsuf Perancis bernama Descartes berkata,” I think, therefore I am” artinya saya berpikir, karena itu saya ada

  1. Konsep dokumentasi

Konsep dokumentasi merupakan ramuan dasar pembentukan Ilmu Dokumentasi (selanjutnya disebut dokumentasi), sehingga konsep dokumentasi dapat dipahami melalui definisi dokumentasi.a. Definisi dokumentasi di Eropa Istilah dokumentasi sudah dikenal abad 16 di Inggris. Hal itu terbukti dengan adanya berbagai tulisan yang menyebutkan istilah documentation atau dokumentasi dalam Bahasa Indonesia.Menurut Institut International Bibliografi (1895), yang dipelopori oleh Henri la Fontaine dan Paul Otlet, dokumentasi ialah pengawasan dan pencatatan terhadap semua buku yang terbit dari semua negara sepanjang masa. Sehingga dapat pula dikatakan dokumentasi adalah pengawasan terhadap bibliografi di mana saja dan sepanjang masa.Dokumentasi menurut literatur dibagi menjadi dua, yaitu:

  1. Dokumentasi terbatas pada bidang kepustakawanan Kepustakawanan adalah penerapan Ilmu Perpustakaan terhadap kegiatan perpustakaan seperti pengadaan dokumen, pengolahan, penyebaran serta perluasan jasa perpustakaan. Perpustakaan ialah gedung tempat menyimpan dokumen tercetak dan tidak tercetak, diatur menurut sistem tertentu untuk digunakan pemustaka.Jadi, bila definisi dokumentasi terbatas pada bidang kepustakawanan, maka dikelompokkan menjadi tiga kelompok, yaitu:a. Definisi supraposisi Definisi supraposisi disebut pula definisi menyeluruh atau posisi atas. Definisi berdasarkan supraposisi menganggap bahwa dokumentasi termasuk dalam perpustakaan, namun maknanya lebih luas daripada perpustakaan. Dokumentasi memiliki makna yaitu segala materi yang memuat informasi. Bila digambarkan secara sederhana maka terlihat sebagai berikut: Tokoh dokumentasi yang menganut paham ini adalah Paul Otlet (seorang pengacara Belgia yang ikut serta mendirikan organisasi dokumentasi bernama Federation International Documentation) dan Jesse Shera (pernah menjabat Dekan Sekolah Perpustakaan Case Western Reserve University di Cleveland, Ohio, AS). Otlet mengatakan bahwa dokumentasi ialah pengumpulan, penyusunan, dan penyaluran setiap jenis dokumen dalam setiap bidang kegiatan manusia. Sedangkan menurut Shera, dokumentasi merupakan organisasi bibliografi, yaitu penyaluran bahan grafis, untuk semua tingkat pemakaian sedemikian rupa agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin aktifitas social pengalaman manusia terekam.b. Definisi paralel Definisi paralel disebut juga definisi juxtaposisi artinya dokumentasi dan perpustakaan menduduki tempat yang sejajar atau paralel. Yang termasuk kelompok ini antara lain ilmuwan Pietsch dan Fill, Komisi Dokumentasi Ikatan Pustakawan Belanda. Pietsch mengatakan pustakawan mengolah sedangkan dokumentalis mengeksploitasi koleksi. Fill mengatakan perpustakaan berkaitan dengan administrasi dokumen sedangkan dokumentasi berkaitan dengan eksploitasi dokumen. Pendapat lain juga tidak terlalu jauh dari pendapat di atas; umumnya mereka menggunakan pendekatan khusus terhadap dokumen. Misalnya, pengolahan buku adalah tugas perpustakaan sedangkan pengolahan artikel majalah merupakan tugas dokumentasi. Ada pula yang mengatakan dokumen ilmu-ilmu sosial serta kemanusiaan merupakan wewenang perpustakaan sedangkan dokumen ilmu pengetahuan dan teknologi menjadi wewenang dokumentasi.c. Definisi infraposisi Definisi infraposisi seringkali disebut definisi subordinasi, maka peranan dokumentasi di sini lebih kecil dan posisinya berada di bawah perpustakaan. Yang termasuk kelompok ini adalah Kunze dan Bjorkbom. Kunze berpendapat dokumentasi merupakan perluasan dari fungsi kepustakawanan. Sedangkan Bjorkbom mengatakan dokumentasi bukanlah sesuatu yang baru. Dia menolak penggunaan istilah dokumentasi dan sebagai gantinya ia menggunakan istilah lain, seperti jasa literatur, jasa perpustakaan, tinjauan literatur, jasa abstrak (intisari karangan), dan pemencaran informasi. Bjorkbom memberi definisi dokumentasi sebagai pekerjaan informasi perpustakaan dan bibliografi yang disesuaikan dengan situasi pada perpustakaan khusus.
  2. Dokumentasi tidak terbatas pada bidang kepustakawanan Yang termasuk kelompok ini antara lain ialah Picard dan Scotecci. Keduanya berpendapat dokumentasi merupakan pengumpulan atau kumpulan dokumen dalam subyek tertentu. Pengertian dokumentasi di Amerika selama Perang Dunia II yaitu metode khusus proyek reproduksi serta proses temu kembali informasi. a. Definisi dokumentasi di Indonesia Belanda pernah menjajah Indonesia hingga tahun 1942. Penjajahan itu berpengaruh pada berbagai bidang, termasuk pula bidang dokumentasi. Pengaruh ini tampak yaitu adanya definisi dokumentasi umumnya yang dianut Indonesia adalah aliran palalel. Salah satunya menurut putakawan Gusti Endeng, dokumentasi dalam arti luas atau umum terdapat pada perpustakaan dan arsip, sedangkan dokumentasi dalam arti sempit merupakan pekerjaan yang dilakukan terbatas pada bahan-bahan yang terdapat di perpustakaan dan arsip saja.b. Dokumentasi dan perpustakaan menurut fungsinya Walaupun terdapat perbedaan pada hakikatnya perbedaan pada dokumentasi dan perpustakaan terletak pada fungsinya. c. Disiplin yang berkaitan dengan dokumentasi Dokumentasi sebagai sebuah kegiatan yang mengarah pada pengembangan sebuah disiplin ilmu tidak dapat lepas dari disiplin ilmu lain. Pemanfaatan dokumentasi dapat dilihat pada DDC dan UDC .

Konsep Arsip

Arsip berasal dari kata archeion (bahasa Yunani) dan archivum (bahasa Latin) artinya kantor pemerintah dan kertas yang disimpan di kantor tersebut, yang semula diterapkan pada records atau rekaman pemerintah (arsip). Konsep arsip sudah dikenal ribuan tahun lalu, semula arsip menjadi satu dengan perpustakaan. Pemisahan antara arsip dengan perpustakaan terjadi sekitar abad 12 ketika muncul negara kota yang mulai aktif dalam kegiatan perdagangan. Pengertian arsip yang ada di Amerika Utara atau negara Anglo Saxon berbeda dengan pengertian arsip yang digunakan di Indonesia. Di Amerika Utara dibedakan konsep record artinya informasi terekam dengan tidak memandang bentuknya instansi atau perorangan dalam kegiatannya yang berkaitan dengan administrasi, bisnis atau perundang-undangan. Record ini bila telah diserahkan ke badan arsip menjadi archive. Untuk Indonesia pengertian record sama dengan arsip dinamis sedangkan pengertian archives menurut konteks Amerika Utara adalah arsip statis. Gabungan arsip dinamis dan arsip statis dikenal dengan istilah arsip

3.1.1.4  Fungsi dan Tugas Arsip

Fungsi arsip ialah:

  1. Membantu pengambilan keputusan.
  2. Menunjang perencanaan.
  3. Mendukung pengawasan.
  4. Sebagai alat pembuktian.
  5. Memori perusahaan, melestarikan ingatan lembaga/instansi.
  6. Efesiensi instansi/lembaga.
  7. Menyediakan informasi produk.
  8. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
  9. Sebagai rujukan historis.
  10. Menyediakan informasi personalia, keuangan, dan sejenisnya.
  11. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat.
  12. Arsip juga digunakan untuk kepentingan politik.
  13. Untuk pendidikan.
  14. Untuk menyelamatkan diri baik secara fisik maupun rohani.
  15. Untuk menelusur silsilah.Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, arsip diartikan sebagai dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan, dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. (KBBI/Pusat Pembinaan & Pengembangan Bahasa. Jakarta: Balai Pustaka, 1988) Pengertian Arsip lainnya menurut Buku Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI ialah :
  16. Naskah-naskah yang diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
  17. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.(Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI/Drs. A. W. Widjaja. Jakarta : Rajawali Press, 1990) Berdasarkan dua pengertian diatas, Drs. Zulkifli Amsyah, MLS. mengatakan bahwa arsip yang disebutkan diatas dibedakan menurut fungsinya, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis ialah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa inggris disebut record. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis dalam bahasa inggris disebut archieve.
  18. Perniagaan ialah aktiviti menjual dan membeli barangan atau perkhidmatan
  19. Dokumen perniagaan ialah keterangan atau cacatan bertulis yang sah tentang urus perniagaan yang telah dijalankan
  20. Kepentingan Dokumen Perniagaan
    1. Mengandungi maklumat tentang jual beli seperti tarikh, butiran barangan atau perkhidmatan, kuantiti dan harga
    2. Menjadi bukti bahawa perniagaan itu telah dijalankan
    3. Mengandungi pengesahan penerimaan dan pengeluaran barangan dan perkhidmatan
    4. Menjadi rujukan semasa membuat akaun perniagaan
    5. Kepentingan Menyimpan Dokumen
      1. Memudahkan mencari dan membuat rujukan

3.1.1.5  Dokumen Perniagaan

b. Lebih terjamin keselamatan dokumen

  1. Cara Menyimpan Dokumen
    1. Dokumen boleh disimpan secara manual dan elektronik
    2. Penyimpanan secara manual disimpan dalam fail dan buku rekod
    3. Penyimpanan secara elektronik disimpan dalam disket atau cakera keras
    4. Jenis-Jenis Dokumen
      1. Jenis-jenis dokumen yang digunakan terbahagi dalam 3 proses

Sebelum
Jual beli

Semasa
Jual beli

Selepas
Jual beli

  1. Surat tanya
  2. Katalog
  3. Sebut harga
  4. Senarai harga
  5. Borang Pesanan
  6. Nota serahan
  7. Invois
  8. Nota debit
  9. Nota Kredit
  10. Penyata akaun
  11. Resit
  12. Bil Tunai

 

  1. Surat Tanya

Surat yang dikirimkan oleh pembeli kepada pembekal/peniaga  Surat yang bertanyakan maklumat yang lebih lanjut mengenai barangan yang ingin dibeli Perkara-perkara dalam surat tanya

a)      Jenis barang dan kuantiti barang yang ingin dibeli

b)      Harga barangan dan syarat pembayaran

c)      Syarat serahan dan pembayaran

d)     Tarikh serahan

 

  1. Katalog

Bahan bercetak dalam bentuk buku atau helaian pamplet/browser Perkara-perkara dalam katalog

a)      Gambar barangan dalam warna

b)      Nombor rujukan atau kod barangan

 

  1. Sebut Harga

Surat yang dikirimkan kepada membeli yang menyatakan butiran barangan atau perkhidmatan yang ditawarkan Perkara-perkara penting dalam sebut harga

 

a)      Jenis barangan

b)      Jenama barangan

c)      Harga barang

d)     Kadar diskaun niaga dan diskaun tunai

e)      Syarat serahan dan syarat pembayaran

 

  1. Senarai harga

Surat yang dikirimkan kepada pembeli yang menyatakan butiran baranga dan harga yang ditawarkan

 

  1. Borang pesanan

Dokumen yang mengandungi maklumat baarang dan harga barangan yang akan dibeli

 

  1. Nota serahan

Dokumen yang mengandungi senarai barangan dan kuantiti barang yang diserahkan

  1. Invois

Dokumen yang menyatakan senaran barang kuantiti dan harga serta jumlah bayaran bagi barangan yang telah diserahkan

 

  1. Nota Debit

Dokumen yang dihantar oleh penjual kepada pembeli untuk membetulkan kesilapan yang terdapat dalam invois

 

  1. Nota kredit

Dokumen yang dihantar oleh penjual kepada pembeli untuk memberitahu pembeli telah dikenakan bayaran lebih daripada yang sepatutnya

 

  1. Penyata akaun

Dokumen yang dikeluarkan setiap hujung bulan atau suatu tempoh tertentu yang mennyatakan senarai urusniaga dan pembayaran yang telah dibuat.

 

  1. Resit

Dokumen yang mengandungi maklumat pembayaran dan menjadi bukti penting bahawa pembayaran telah dibuat

 

  1. Bil Tunai

Senarai barangan ,kuantiti , harga dan jumlah pembayaran yang dibuat secara tunai

a)      Maklumat Penting Dalam Dokumen

b)      Mengenal pasti maklumat penting

c)      Kegunaan dokumen bagi menyediakan akaun

3.1.1.6  Perjalanan keluar negeri

3.1.1.6.1 Dasar Hukum
  1. Keputusan Presiden RI Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;
  2. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2005 tentang erjalanan Dinas ke Luar Negeri;
  3. Surat Edaran Menteri Sekretaris Negara Nomor B-32/M.Sesneg/SetmEn/07/2007 tanggal 4 Juli 2007 tentang Perjalanan Dinas ke Luar Negeri;
3.1.1.6.2Ketentuan Umum
  1. Perjalanan dinas luar negeri terlebih dahulu memerlukan izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk;
  2. Izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk diterbitkan melalui Sekretariat Negara;
  3. Permohonan izin Perjalanan dinas ke luar negeri sebagaimana dimaksud, diajukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum keberangkatan;
  4. Apabila sampai dengan tanggal keberangkatan yang diusulkan belum mendapat persetujuan tertulis dari Presiden atau pejabat yang ditunjuk, berarti pejabat yang bersangkutan tidak diizinkan melakukan Perjalanan dinas ke luar negeri;
  5. Rombongan yang ikut dalam perjalanan dinas ke luar negeri diupayakan dalam jumlah yang sangat terbatas dan hanya yang bidang tugasnya sangat terkait dengan substansi yang akan dibahas;
  6. Perjalanan dinas untuk menghadiri seminar, lokakarya, simposium, konferensi dan melaksanakan peninjauan, studi perbandingan serta inspeksi harus dibatasi dengan ketat;
  7. Pejabat yang berwenang wajib membatasi pelaksanaan Perjalanan dinas untuk hal-hal yang mempunyai prioritas tinggi dan penting dengan mengurangi frekuensi, jumlah orang dan lamanya penugasan, serta dilakukan sepanjang tugas yang bersangkutan di dalam negeri tidak ada yang mendesak, dan dengan memperhatikan efisiensi APBN;
  8. Perjalanan dinas dilaksanakan dengan mengutamakan perusahaan penerbangan nasional atau perusahaan pengangkutan nasional lainnya;
  9. Clearance dari Departemen Luar Negeri untuk Perjalanan dinas ke negara yang tidak memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia;
  10. Pejabat/pegawai yang telah melakukan perjalanan dinas luar negeri wajib membuat laporan tertulis yang disampaikan selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sejak kedatangannya di Indonesia kepada:
  1. Presiden dengan tembusan kepada Menteri Sekretaris Negara untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Menteri, Ketua dan Anggota Lembaga Negara, Ketua/Kepala Lembaga Pemerintah Non Departemen serta Gubernur;
  2. Menteri terkait atau Ketua/Kepala LPND dan Sekretaris Menteri Sekretaris Negara dengan tembusan kepada Kepala Biro KTLN, Sekretariat Negara, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh pejabat Eselon I atau yang setingkat, Bupati/Walikota, Ketua dan anggota DPRD Provinsi maupun Kabupaten/Kota;
  3. Atasan langsung dan Kepala Biro KTLN Sekretariat Negara untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Pejabat Eselon II, III dan IV atau yang setingkat, Pejabat Fungsional, dan Pegawai Non Eselon.b.
  4. Laporan perjalanan dinas ke luar negeri yang telah dilaksanakan menjadi salah satu syarat untuk mengajukan permohonan persetujuan/ijin pemerintah, apabila pejabat atau pegawai yang bersangkutan akan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri berikutnya.
  5. Instansi Pemerintah mengajukan surat permohonan persetujuan yang ditujukan kepada:
    1. Presiden dengan tembusan kepada Menteri Sekretaris Negara, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Menteri, Ketua dan anggota Lembaga Negara, Ketua/Kepala LPND dan Gubernur. Surat permohonan persetujuan ditandatangani oleh Menteri atau Ketua Lembaga Negara. Khusus bagi Gubernur permohonan ijin/persetujuan diajukan oleh Menteri Dalam Negeri;
    2. Menteri Sekretaris Negara u.p. Sekretaris Menteri Sekretaris Negara, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh pejabat Eselon I atau yang setingkat. Surat permohonan ijin/persetujuan ditandatangani oleh pejabat eselon I atau setingkat yang ditunjuk oleh instansinya;
    3. Sekretaris Menteri Sekretaris Negara u.p. Kepala Biro KTLN, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Pejabat Eselon II, III dan IV atau yang setingkat, Pejabat Fungsional, dan Pegawai Non Eselon. Surat permohonan ijin/persetujuan ditandatangani oleh pejabat eselon I atau setingkat yang ditunjuk oleh instansinya.
    4. Surat permohonan dimaksud memuat:
      1. Nama dan jabatan;
      2. NIP atau nomor identitas yang disetarakan;
      3. Tujuan kegiatan perjalanan dinas luar negeri;
      4. Kota dan/atau negara yang dituju;
      5. Jangka waktu penugasan;
      6. Sumber pembiayaan.
      7. Selain surat permohonan, pengajuan permohonan persetujuan perjalanan dinas luar negeri juga harus dilengkapi dengan:
        1. a.  Dokumen/surat yang menerangkan sumber pembiayaan, antara lain DIPA, surat dari sponsor, kontrak/perjanjian/MoU, atau surat pernyataan biaya sendiri yang ditandatangani di atas materai;
3.1.1.6.3 Prosedur Dinas Keluar Negeri

b. Surat undangan dari mitra kerjasama di luar negeri atau surat konfirmasi dari Kedutaan Besar Republik Indonesia di Negara yang dituju dan/atau surat dari pihak luar negeri;

  1. c.  Jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri;
  2.  Penjelasan mengenai relevansi, urgensi/alasan perjalanan dan rincian programnya dengan menyertakan undangan, konfirmasi, term of reference, dan dokumen yang berkaitan;
  3. e.  Izin tertulis dari instansi yang bersangkutan apabila seorang pejabat diajukan instansi lain;
  4. f.  Rekomendasi dari Departemen Dalam Negeri atau Instansi Pemerintah tingkat pusat bagi perjalanan dinas pejabat/pegawai pemerintah daerah;

g. Kertas posisi dan/atau draft record of discussion/agreed minutes, apabila perjalanan luar negeri tersebut dalam rangka menghadiri pertemuan/sidang internasional;

h. Brosur atau sejenisnya yang memberikan gambaran umum mengenai kegiatan promosi/pameran, apabila perjalanan luar negeri tersebut dalam rangka mengikuti promosi/pameran;

  1. Draft perjanjian internasional, apabila perjalanan luar negeri tersebut dalam rangka melakukan pembahasan/penandatanganan perjanjian internasional dilakukan dalam rangka kerjasama teknik
  2. Sekretariat Negara melakukan penelitian terhadap dokumen yang disampaikan instansi pemerintah. Dalam hal Sekretariat Negara menyetujui, akan diterbitkan Surat Persetujuan Pemerintah untuk melakukan perjalanan dinas ke luar negeri yang memuat :
    1. Kewajiban untuk menghubungi dan menyampaikan maksud kedatangan kepada Kedutaan Besar RI/Perwakilan RI di negara yang dituju;
    2. Kewajiban untuk menyampaikan laporan setelah selesai melakukan perjalanan dinas luar negeri;
    3. Apabila biaya transportasi berasal dari APBN/APBD, diatur pula keharusan untuk menggunakan perusahaan penerbangan nasional, sepanjang jalurnya memungkinkan
    4. Ketentuan bahwa pembiayaan ke luar negeri dengan biaya dari perusahaan swasta hendaknya tidak menimbulkan ikatan apapun terhadap Pemerintah
  • Nama, NIP atau nomor identitas yang disetarakan, dan jabatan;
  • Tujuan kegiatan perjalanan dinas luar negeri;
  • Kota dan/atau negara yang dituju;
  • Jangka waktu penugasan;
  • Sumber pembiayaan.
  • Ketentuan-ketentuan, yang meliputi:

3.1.1.7  Merencanakan Perjalanan Dinas

Penyiapan Dokumen Perjalanan dinas, Dokumen yang harus di bawa dibedakan menjadi 2 macam

  1. Dokumen khusus yang berhubungan langsung dengan tujuan perjalan dinas
  2. Dokumen pendukung yang dapat disebut dengan dokumen perjalanan
    1. surat tugas atau surat perintah jalan surat yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk memberikan informasi bahwa pimpinan ditugas untuk melakukan perjalanan dinas
    2. paspor

dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga Negara yang diberi izin untuk bepergian ke egara-negara asing

  1. visa

tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor visa di bagi menjadi 2 macamsingle entry, visa yang berlaku untuk sekali perjalan masuk ke Negara tertentu multiple entry, visa yang dapat masuk ke Negara lain beberapa kali tanpa harus memperbaharui visa tersebut

  1. yellow card

kartu yang di keluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga Negara yang akan bepergian keluar negeri

  1. fiscal

hal-hal mengenai keuangan, terutama pendapatan dan pengelaran Persiapan dokumen perjalanan dinas Syarat-syarat mengurus paspor dan visa adalah: Ktp, Kk, Ijazah, Skck, Pas foto , Sk, Akta kelahira

  1. Surat tugas dari perusahaan
    1. Penyiapan transportasi, akomodasi, dan keuangan
    2. Persiapan dengan menggunakan transportasi darat
    3. Persiapan dengan menggunakan transportasi kereta api
    4. Persiapan dengan menggunakan transortasi kapan laut
    5. Persiapan dengan menggunakan transportasi udara
    6. Persiapan akomodasi Akomodasi adalah tempat/penginapan. Seorang sekretaris harus meminta keterangan rinci agar dapat memilih hotel yang sesuai oleh pimpinan, mialnya:
      1. Jarak tempuh rapat yang tidak terlalu jauh dari penginapan
      2. Keadaan hotel harus nyaman
      3. Hotel harus dilengkapi oleh fasilitas yang biasanya terdapat dalam hotel
      4. Biaya penginapan

 

  1. Persiapan keuangan

Ada beberapa alat tanda pembayaran yang dipakai selama perjalanan dinas

  1. Uang, adalah sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat  tukar/pembayaran
  2. Kartu kredit, kartu yang di keluarkan oleh bank yang memberikan hak
    pada seseorang yang diberi hak untuk memperoleh barang dan jasa
    dalam batas nilai tertentu
  3. Cek bepergian, alat pembayaran semacam cek yang dapat di uangkan  pada pahiak-pahak yang ditunjuk
  4. Letter of credit, surat yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang  memerlukan dana yang cukup besar jumlahnya

3.1.2        Pengertian Perencanaan dan arti serta tugas seorang sekretaris

3.1.2.1  Pengertian perencanaan

Pengertian perencanaan mempunyai beberapa definisi rumusan yang berbeda satu dengan lainnya. Cuningham menyatakan bahwa perencanaan adalah menyeleksi dan menghubungkan pengetahuan, fakta, imajinasi, dan asumsi untuk masa yang akan datang dengan tujuan memvisualisasi dan memformulasi hasil yang diinginkan, urutan kegiatan yang diperlukan, dan perilaku dalam batas-batas yang dapat diterima dan digunakan dalam penyelesaian.[2] Perencanaan dalam pengertian ini menitikberatkan kepada usaha untuk menyeleksi dan menghubungkan sesuatu dengan kepentingan masa yang akan datang serta usaha untuk mencapainya.

Definisi lain menyatakan bahwa perencanaan adalah hubungan antara apa yang ada sekarang dengan bagaimana seharusnya yang berkaitan dengan kebutuhan, penentuan tujuan, prioritas, program,dan alokasi sumber.[3]Perencanaan mempunyai makna yang komplek, perencanaan didefinisikan dalam berbagai bentuk tergantung dari sudut pandang, latar belakang yang mempengaruhinya dalam mendefinisikan pengertian perencanaan. Di antara definisi tersebut adalah sebagai berikut: Menurut prajudi Atmusudirjo perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam mencapai tujuan tertentu, oleh siapa, dan bagaimana. Bintoro Tjokroamidjojo menyatakan bahwa perencanaan dalam arti luas adalah proses memprsiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Muhammad Fakri perencanaan dapat diartikan sebagai proses penyusunan berbagai keputusan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Lebih lanjut Muhammad Fakri menyatakan bahwa perencanaan dapat juga dikatakan sebagai suatu proses pembuatan serangkaian kebijakan untuk mengendalikan masa depan sesuai yang ditentukan.[4] Dari kutipan tersebut dapat dianalisis bahwa dalam menyusun perencanaan perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan masa depan, adanya kegiatan, proses yang sistematis, hasil dan tujuan tertentu.Kaufman mengatakan bahwa perencanaan adalah suatu proyeksi tentang apa yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan secara sah dan berdaya guna.[5] Dari pendapat Kaufman tersebut dapat dipahami bahwa perencanaan merupakan sesuatu yang menjadi keperluan dalam sebuah system untuk mendukung tercapainya tujuan. Tidak itu saja selain mendukung tercapainya tujuan suatu system maupun lembaga perencanaan yang dipersiapkan hendaknya bermanfaat secara aplikasi, dan lebih penting adalah dikerjakan dan disusun berdasarkan kepatutan serta tidak melanggar norma yang berlaku. Menurut Kaufman dalam perencanaan mengandung elemen-elemen sebagai berikut, pertama mengindentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan. Kedua, menentukan kebutuhan-kebutuhan yang bersifat prioritas. Ketiga, memperinci spesifikasi hasil yang dicapai dari tiap kebutuhan yang dipioritaskan. Keempat, mengidentifikasi persyaratan untuk mencapai tiap-tiap alternatif. Kelima, mengidentifikasi strategi alternative yang memungkinkan, termasuk di dalamnya peralatan untuk melengkapi tiap persyaratan untuk mencapai kebutuhan, untung rugi berbagai latar dan strategi yang digunakan.[6]Uraian tersebut, memperjelas bahwa perencanaan berkaitan dengan pemilihan dan penentuan kebijakan tertentu. Harjanto memberi komentar terhadap pendapat Kaufman bahwa perencanaan merupakan proses untuk menentukan kemana harus melangkah dan mengidentifikasi berbagai persyaratan yang dibutuhkan dengan cara efektif dan efesien. Harjanto menyatakan bahwa perencanaan mengandung enam pokok pikiran yaitu, pertama perencaaan melibatkan proses penentapan keadaan masa depan yang diinginkan. Kedua, keadaan masa depan yang diinginkan dibandingkan dengan kenyataan sekarang, sehingga dapat dilihat kesenjangannya. Ketiga, untuk menutup kesenjangan perlu dilakukan usaha-usaha. Keempat, uasaha untuk menutup kesenjangan tersebut dapat dilakukan derngan berbagai usaha dan alternative. Kelima, perlu pemilihan alternative yang baik, dalam hal ini mencakup efektifitas dan efesiensi. Keenam, alternative yang sudah dipilih hendaknya diperinci sehingga dapat menajdi petunjuk dan pedoman dalam pengambilan kebijakan.[7]Beeby C.E sebagaimanan dikutip oleh Asnawir menyatakan bahwa perencanaan pendidikan adalah penerapan ramalan dalam menentukan kebijaksanaan, prioritas, ekonomi dan politik, potensi system untuk berkembang, kepentingan Negara dan pelayanan masyarakat yang mencakup dalam system tersebut.[8]Dari kutipan tersebut dapat dipahami bahwa perencanaan merupakan aplikasi dari pemikiran yang tersusun untuk mencapai keinginan bersama. Dengan demikian perencanaan yang di susun merupakan konsep yang aplikatif dan oprasional. Dapat juga merupakan aktifitas untuk mengambil keputusan. Hal senada juga dikatakan oleh George R. Terry bahwa perencanaan merupakan aktifitas pengambilan keputusan tentang apa yang harus dilakukan, di mana, kapan dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang akan melakukan, sehingga tercapainya tujuan yang dinginkan.[9]Dengan demikian perencanaan adalah usaha untuk menggali siapa yang bertangungjawab terhadap berbagai aktifitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama. Aktifitas tersebutkan tergambar dalam sebuah perencanaan yang matang dan komprehensif. Hal ini dapat dipahami dari pendapat George R. Terry tersebut. Di sisi lain, perencanaan dapat dikatrakan sebagai usaha mencari penangggungjawab terhadap berbagai rumusan kebijakan untuk dilaksanakan bersama sesuai dengan bidang masing-masing.Asnawir menyatakan perencanaan adalah kegiatan yang harus dilakukan padatingkat permulaan, dan merupakan aktifitas memikirkan dan memilih rangkaian tindakan yang tertuju pada tercapainya maksud dan tujuan yang ingin dicapai.[10]Islam mengajarkan kepada umatnya untuk merencanakan segala kegiatannya.” Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah kepada Allah dan hendaklah Setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat); dan bertakwalah kepada Allah, Sesungguhnya Allah Maha mengetahui apa yang kamu kerjakan”(Qs.Al-Hasyr:18). Dari ayat tersebut dapat dipahami bahwa perlunya perlunya perencanaan untuk masa depan, apakah untuk diri sendiri, pemimpin keluarga, lembaga, masyarakat maupun sebagai pemimpin Negara.Allah sebagai pencipta, Allah sebagai Perencana semua makhluk ciptaannya, Allah adalah Maha Merencanakan, Al-Bari, sifat tersebut menjadi inspirasi bagi umat islam terutama para manajer. Karena pada dasarnya manajer yang harus mempunyai banyak konsep tetang manajemen termasuk di dalamnnya perencanaan pemimpin yanb adalah yang mempunyai visi dan misi, dan membangun kedua hal tersebut agar berjalan sesuai dengan tujuan bersama. Visi dan misi merupakan hasil dari perencanaan yang baik dan matang. Menurut Soejitno Irmin dalam buku Kepmimpinan Melalui Asmaul Husna menyatakan bahwa perencanaan merupakan proses kegiatan yang tertata rapi yang bertahap dan bekelanjutan.[11]Dari kutipan tersebut dapat dicermati bahwa perencanaan adalah proses yang berkelanjutan, bertahap dan tertata rapi. Artinya perencanaan tidak bersifat mutlak, kaku tetapi ada peluang untuk perbaikan dan sisipan kebijakan baru. Dengan demikian perencanaan adalah proses yang berkelanjutan dalam rangka menyempurnakan aktifitas untuk mewujudkan tujuan bersama.Menurut Coom dalam definisi perencanaan pendidikan dibahas paling tidak tempat hal sebagai berikut: pertama tujuan, apakah yang akan dicapai dengan perencanaan itu? Kedua, status posisi system pendidikan yang ada, bagaimanakah keadaan yang ada sekarang? Ketiga, kemungkinan pilihan alternative kebijakan dan prioritas untuk mencapai tujuan. Keempat, strategi.Dari beberapa definisi tersebut, dapat dipahami bahwa ada beberapa unsure penting yang terkandung dalam perencanaan pendidikan, yaitu Pertama penggunaan analisis yang bersifat rasional dan sistematik dalam perencanaan pendidikan, termasuk di dalamnya metodologi dalam perencanaan. Kedua, proses pembangunan dan pengembangan pendidikan. Artinya adalah perencanaan pendidikan dilakukan dalam rangka perbaikan pendidikan atau reformasi pendidikan. Ketiga prinsip efektifitas dan efesien, artinya dalam perencanaan pendidikan perlu dipikirkan aspek ekonomis. Keempat kebutuhan dan tujuan peserta didik dan masyarakat, regional, nasional dan internasional, artinya perencanaan lembaga pendidikan hendaknya mencakup aspek internal dan eksternal dari organisasi sistem lembaga pendidikan.[12] Dengan demikian perencanaan pendidikan sekedar untuk internal lembaga pendidikan, anak didik, lebih dari itu pertimbangan lingkungan masyarakat sebagai pengguna sekaligus penerima hsil perlu dipertimbangkan, termasuki juga kebutuhan regional, nasional dan internasional, ini artinya adalah menyusun perencanaan hendaknya bersifat universal untuk jangka pendek dan jangka panjang yang kesemuanya bermuara kepada kebutuhan dan tujuan universal.

3.1.2.2  Arti dan tugas sekretaris

Pengertian sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya membantu seorang eksekutif atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti “rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

Dalam Webster’s New World Dictionary of the American Language College, mengartikan sekretaris :“ Secretary is a person employed to keep records, take care correspondence and other writing task etc, for an organization or individual.”

Pada prinsipnya pengertian ini menunjukkan bahwa seorang sekretaris mempunyai tugas mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya untuk suatu organisasi atau seseorang.

Selanjutnya menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi .

Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti sama dengan penulis (notulen), tetapi penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas sangat berkaitan dengan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Jadi, pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

Peranan dan Tugas Sekretaris

Peranan Sekretaris Dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, filing dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut lazimnya dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya.Pada mulanya sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau surat yang bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya. Kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas manajemennya.

Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung untuk terus menerus meluas. Dengan demikian selain sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu, terdapatlah sekretaris yang mempunyai fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai manajer , maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat dan dikepalai oleh seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu.

Jadi sekretaris yang bertindak sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan organisasi yang disebut sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar disebut juga Sekretaris Jenderal).

Tugas Sekretaris Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.

Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah meliputi hal-hal sebagai berikut

  1. Menerima dikte dari pimpinan.
  2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat, termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi).
  3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
  4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
  5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
  6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
  7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
  8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun pihak eksternal perusahaan.
  9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
  10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

Sekretariat dan Kesekretariatan

Pengertian SekretariatSeperti halnya yang sudah diterangkan secara singkat pada point di atas mengenai awal terjadinya sekretariat, maka pada bagian ini akan dijelaskan beberapa hal tentang kesekretariatan.

Menurut Drs. Wursanto bahwa sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Dengan pengertian tersebut sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur :a. tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris.b. Manusia atau para pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja.c. Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para bawahannya.

Selanjutnya pengertian kantor pada dasarnya dapat kita pahami sebagai berikut :1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.2. Proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi.

Sekretariat atau kantor tentunya dalam kegiatannya menerapkan tata cara pelaksanaan kantor atau sekretariatnya masing-masing

Pengertian Kesekretariatan.Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi.

Selanjutnya pengertian kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja dari seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan sekretaris.

Dalam pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretriat dari perusahaan-perusahaan umumnya biasanya sebagai berikut (tanpa pembahasan yang lebih jauh mengenai masing-masing kegiatannya, kecuali surat menyurat pada point berikutnya) :a. Persiapan dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi.b. Penyelenggaraan surat-menyurat.c. Pengaturan hubungan keluar.d. Penganggaran belanjae. Persiapan dan penyelenggaraan konferensi perusahaan.f. Persiapan dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan rapat umum para pemegang saham.g. Penerapan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.h. Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor, tanggal, wilayah dan sebagainya.i. Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif.

Fungsi KesekretariatanPada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi atau perkantoran. Sedangkan fungsi kesekretriatan lain berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam arti sempit yang meliputi :

  1. adanya orang-orang yang bekerja,
  2. penerimaan dan pengiriman surat,
  3. penerimaan dan pengiriman telepon,
  4. penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari.

Kegiatan administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam arti yang luas dapat meliputi kegiatan sebagai berikut :

  1. Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan organisasi.
  2. Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan maupun pada pihak lain yang terkait atau memerlukan.
  3. Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi antar kantor atau antar perusahaan secara perorangan maupun organisasi.
  4. Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, maupun perusahaan.
  5. Adminstrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file).Adapun fungsi kesekretriatan yang paling utama adalah sebagai berikut :a. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal maupun eksternal.b. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan.c. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsinya.

Administrasi dan Tata UsahaAdministrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan-pencatatan, penggolongan data dan tulis-menulis dari proses tersebut (Wowaruntu, 1991).Office Work atau tata usaha menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo, dapat digolongkan menjadi 4 (empat) macam, yaitu segala macam pekerjaan yang bersifat :1. KOMUNIKASI2. REGISTRASI3. KOMPUTASI, dan4. INFORMASI

Pada zaman modern sekarang dalam kantor telah lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat dan penyimpanan dokumen-dokumen serta pelayanan tamu maupun urusan rapat yang dinamakan sekretaris (buku The Liang Gie).

Jabatan Sekretaris dan Unit SekretariatPada pokoknya sekretariat adalah satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha. Namun sejalan dengan kecenderungan pada jabatan sekretaris, tugas-tugas sebuah sekretriat juga tampak meluas sehingga sering meliputi bidang-bidang kepegawaian, keuangan, perbekalan dan hubungan masyarakat.

Dengan perkembangan jabatan sekretaris yang begitu luas dari juru tulis sampai menjadi manajer tingkat atas, maka kini diakui adanya bidang kerja yang disebut “secretaryship” atau kesekretriatan merupakan profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi pada semua tingkat jenjang organisasi.

3.1.3        Menyiapkan transportasi, akomodasi, dan keuangan

3.1.3.1  Transportasi

Sekretaris harus mengetahui jenis transportasi apa yang diinginkan  oleh pimpinan, apakah transportasi darat, laut, atau udara.

3.1.3.2  Akomodasi

Sekretaris harus mengetahui hotel atau motel yang diinginkan pimpinan. Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan, dan tentu saja daerah yang aman dan nyaman.

3.1.3.3  Keuangan

Seorang sekretaris harus dapat mengatur keuangan . disini terlihat bahwa seorang pimpinan harus dapat mengontrol pengeluaran dengan bantuan sekretaris.berapa yang dibutuhkan saat akan berpergian dan hal yang sangat penting adalah bahwa saat perjalanan dinas harus membawa persedian keuangan dengan cukup. Tidak terlalu banyak ataupun terlalu pas. Demi kepentingan perjalanan dinas baik dalam maupun luar negeri.

3.1.4        Membuat daftar perjalanan

3.1.4.1  Perincian Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas

Semua biaya perjalanan dinas yang harus di bayarkan kepada pihak yang berpergian suatu daftar yang disebut perhitungan biaya perjalanan dinas seperti contoh dibawah ini

PERINCIAN PERHITUNGAN BIAYA PERJALANAN DINAS

No perincian                                      biaya jumlah                                      keterangan
 
 
 
 
 
 
 
 

Jumlah semua   : Rp

: (dengan huruf)…………………………………………………………………

 

……………………..19…….

Telah dibayar sejumlah                                                                                 telah menerima jumlah uang sebesar

Rp………………………………………………….                                             Rp………………………………………………

Bendahara                                                                                                                          yang berpergian

(…………………………)                                                                                                     (…………………………………..)

 

 

 

3.1.4.2  Travel dan Agent

Seperti halnya bagian ticketing. Travel agent menyediakan jasa bagi pemesanan dan pembelian tiket sekaligus memberikan konsultasi akan beranekaragam route dari bermacam macam perusahaan penerbangan. Pemesanan hotel, aneka tour/ perjalanan rekreasi bahkan terkadang tiket pertunjukan, biasanya travel agent dipilih atas rekomendasi seseorang, tetapi jika anda harus memilih pilih travel agent yang cukup punya nama dan koneksinya cukup luas dengan penerbangan penerbangan asing. Travel agent tidak membebani langganan dengan ongkos tambahan karena mereka sudah mendapatkan komisi dari perusahaan yang diageninya. Selain anda bisa mendapatkan diskount khusus, bila anda berlangganan banyak kemudahan bisa anda nikmati. Misalnya tiket yang anda pesan bisa diantar ke tempat yang anda mau. Keuntungan yang lain bila menggunakan travel agent adalah anda bisa mengetahui berbagai jadwal berbagai perusahaan penerbangan sekaligus tanpa harus menelpon ke perusahaan penerbanga satu satu . travel agent biasanya memiliki buku directory lengkap mengenai jadwal penerbangan besar yang ada di dunia . atau paling tidak mereka pasti memiliki time table dari masing masing maskapai penerbangan beasar yang sering digunakan

Buku time table memberikan semua data route penerbangan yang dijalankan oleh suatu maskapai penerbangan internasional ( singapore airlines misalnya )

Time table disusun berdasarkan abjad dari kota(bandara) asal ke kota tujuan.pelajari cara membaca timetable di bawah ini (catatan: untuk contoh time table, bisa minta ke maskapai penerbangan internasional singapore airlines misalnya)time table akan memberikan petunjuk bagaimana cara membaca jadwal yang ada. Kode maskapai penerbangan yang berlaku internasional

Sekretaris menjadi penghubung antara  travel agent dan pimpinan supaya pengeturan nya sesuai dengan yang diinginkan dan tidak ada hal hal yang kurang menyenangkan di dalamnya. Misalnya

  1. Pimpinan adalah orang yang takut terbang. Oleh karena itu, sekretaris harus memulihkan pesawat yang besar yang memiliki pesawat yang besar yang memiliki tingkat turbulensi rendah.
  2. Pimpinan fanatik dengan salah satu maskapai penerbangan karena memiliki kartu frequent flyer misalnya perhatikan
  3. Pimpinan senang duduk di jendala, atau lorong usahakan ia mendapatkan dan sebagainya
  4. Pimpinan sangat tidak suka menunngu terlalu lama di bandara . oleh karena itu, sekretaris harus mencari penerbangan yang banyak singgah atau terpaksa. Waktu transaksinya tidak terlalu lama.

Pegang satu orang di travel agent tersebut yang bisa melayani anda terus menerus. Orang yang suka sering melayani akan lebih mengerti dan menghargai kebutuhan dan kesukaan anda serta pimpinan anda bila anda sudah mendapatkan travel agent yang pelayanannya bagus tetaplah menjadi langganannya. Selain karena mereka telah mengerti kesukaan pimpinan, bila ada keperluan mendadak, anda dapat dipercaya bahwa mereka akan memberikan pelayanan yang terbaik

Sekretaris seharusnya mempunyai jadwal penerbagnan dari beberapa perusahaan penerbangan sehingga bisa memberikan beberapa alternatif jadwal dan berikan kepada pimpinan.

Time table biasanya diterbitkan setahunsekali  oleh perusahaan perusahaan  penerbangan dan sekretaris bisa mendapatkan . tetapi bila pimpinan tidak terlalu sering melakukan perjalanan dinas . anda cukup meminta informasi dari travel agent.

Sebelum melakukan pemesanan, minta informasi jadwal berbagai perusahaan penerbangan yang memiliki service ke kota tujuan pimpinan.

Minta beberapa alternatif dan berirkar kepada pimpinan, mana yang akan dipilih, setelah itu buatlah jadwal sementara, jika jadwal sementara sudah disetujui baru anda melakukan pemesanan.

 

 

  1. Pemesanan
  • Berikan informasi yang dibutuhkan mengenai pimpinan anda
  • Nama lengkap sesuai paspor
  • Umur dan jenis kelamin
  • Kewarganegaraan

 

  1. Jelaskan kenginan pimpinan anda
  • Tujuan berpergian
  • Tanggal keberangakatan dan kembali
  • Penerbangan yang diinginkan
  • Kelas yang diinginkan
  • Pilihan tempat duduk
  • Pilihan makanan bila ada
  • Bila ada cacat tubuh dan sebagainya.

 

Tidak selamya pemesanan dapat langsung ok mungkin fully bloked , mungkin pula pimoinan anda masih di waitinglist. Bila masih waitinglist coba lagi atau minta travel agent anda untuk terus mencoba. Tetapi untuk sementara lebih baik anda meminta mereka mencari alternatif dengan pesawat yang lain atau dari penerbangan yang lain. Namun jangan lipa menyakan pilihan pimpinan yang lain bila keinginan tidak dapat terpenuhi.

3.1.4.3  Perencanaan Jadwal Perjalanan

Sekretaris bertanggung jawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Karena itu, sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable  dari airlines.

Menurut Ernawati, Ursula dalam bukunya “Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157), menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan, sebagai berikut :

 

  1. Mengetahui rencana perjalanan pimpinan

Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan, baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri.

  1. Mempelajari Time Table

Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines,meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas.

Sedangkan menurut Azizah V. dalam artikelnya Praktek Mengatur  Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus  memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal kegiatan pimpinan. Hal  yang perlu diperhatikan antara lain meliputi :

  1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan.
  2. Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan.
  3. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil).
  4. Jenis pelayanan, (kelas utama atau ekonomi).
  5. Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki.
  6. Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan  travel biro.
  7. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time  schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari  sebelum berangkat

3.1.5        Mengatur Perjalanan Dinas

3.1.5.1  Pengaturan Waktu

Mengatur perjalanan dinas untuk pimpiann tidaklah mudah, dibutuhkan ketelitian dan kecermatan, karen salah pengeturan bisa berakibat fatal. Misalnya terbengkalai kegiatan yang lebih penting. Umumnya perjalanan dinas pimpinan diatur oleh sekretarisnya.

3.1.5.2  Macam macam dokumen perjalanan

Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus
dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Seorang
sekretaris harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan atas segala sesuatu yang
perlu dipersiapkan.

Menurut Ignatius Wursanto dalam bukunya yang berjudul Kompetensi Sekretaris Professional menjelaskan bahwa ada beberapa dokumen perjalanan dinas yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas, yaitu :

  1. Dokumen Internal

Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau  perusahaan yang bersangkutan, meliputi

  1. Surat Tugas

Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan.

  1. Surat Perintah Perjalanan Dinas

Surat perintah perjalanan dinas adalah surat perintah dari pejabat yang  berwenang untuk mengadakan perjalanan dinas.

 

  1. Dokumen Eksternal

Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait.
Jenis dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada
jenis transportasi yang digunakan pimpinan dalam perjalanan dinasnya.
Berbagai jenis dokumen eksternal antara lain :

  1. Kartu Tanda Penduduk (KTP),

Kartu Keluarga dan Ijazah pendidikan  terakhir. Dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor.

  1. Paspor

Merupakan tanda bukti diri di Negara lain. Tanpa paspor seseorang tidak

bisa berpergian keluar negeri.

  1. Fiskal

Fiskal adalah pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan  mengadakan perjalanan baik dinas maupun pribadi ke luar negeri.

  1. Visa

Visa adalah surat ijin yang diberikan kepada seseorang yang akan  mengadakan perjalanan ke luar negeri.

Sedangkan menurut Ernawati, Ursula (2003:160-167), terdapat berbagai macam dokumen perjalanan yang perlu dipersiapkan untuk mengunjungi Negara asing yaitu sebagai berikut :

  1. Paspor(Pass por t)

Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya, berlaku sebagai tanda pengenal yang sah.

  1. Exit Permit

Adalah izin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untukberpergian ke Negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atausebagai traveler lainnya. Masa berlaku exit permit adalah untuk 3(tiga) bulan, apabila masa waktu telah lewat (dipakai atau belum)maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya.

  1. Surat Keterangan Fiskal

Adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkanpemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luarnegeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawainegeri.

 

  1. Sertifikat Kesehatan

Adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentuseperti cholera, yellow fever dan sebagainya. Surat keterangan inidapat berubah tergantung epidemic yang menyerang suatu Negara.

  1. Visa

Adalah izin masuk ke suatu Negara, berupa keterangan yang ditulis

di atas selembar formulir ditempel pada salah satu halaman paspor.

 

  1. Tiket Pesawat Terbang (Air Ticket)

Seorang sekretaris harus memperhatikan hal-hal berikut ini dalampemesanan tiket pesawat, antara lain: rute penerbangan, waktupenerbangan, kelas penerbangan, dan seating arrangement.

 

  1. Voucher

Sebaiknya sebelum pimpinan berangkat, sekretaris sudah membeli voucher kamar hotel melalui biro perjalanan (travel agent) karena lebih murah dan nyaman.

 

Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan macam-macamdokumen perjalanan dinas adalah meliputi surat tugas, surat perintah perjalanandinas. Sedangkan apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas ke luar negeridibutuhkan dokumen lain meliputi paspor, visa, dan fiskal.

3.1.5.3  Surat Perintah Perjalanan Dinas

KEMENTERIAN AGAMA                                                                                    Lampiran         :

KANTOR URUSAN AGAMA                                                                   Lembar                        :

KECAMATAN NISAM ANTARA                                                                       Kode Nomor   :

 

 

SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS

 

1. Pejabat yang berwenang memberi perintah : Kepala Kantor Urusan Agama
      Kecamatan Nisam Antara
2. Nama Pegawai yang diperintahkan : Teuku Erdika Usiandra, S.S

NIP.19840509 200801 1 005

3. a. Pangkat dan Golongan menurut  GPPS-1068

b. Jabatan

c. Gaji Pokok

d. Tingkat menurut peraturan perjalanan dinas

  1. III/ a
  2. Kepala KUA KEC.
  3. Rp. 1.655.800   ,-
  4. -
4. Maksud pejalanan dinas : Menghadiri Undangan Serah Terima Jabatan dalam Lingkungan Kankemenag Aceh Utara
5 Alat angkutan yang dipergunakan : Bus Umum
6 a. Tempat berangkat

b. Tempat tujuan

a. Nisam Antara

b. Lhokseumawe

7. a. Lamanya perjalanan dinas

b. Tanggal berangkat

c. Tanggal harus kembali

a. 1 hari

b. 19  Januari 2011

c. 19  Januari 2011

8. Pengikut

No.                  Nama                                    Umur

 

Hubungan Keluarga                       Keterangan

   

-

 

-

 

-

 

- -
9. Pembebanan Anggaran

  1. Instansi/ Proyek
  2. Mata Anggaran
 

: a.

: b.

10. Keterangan Lain-lain  
   

 

 

 

 

 

Tembusan disampaikan kepada :                    DIKELUARKAN DI            : NISAM ANTARA

1. …………………………………                PADA TANGGAL    : 18 Januari 2011

2. …………………………………

 

KEPALA KANTOR URUSAN AGAMA

KECAMATAN NISAM ANTARA

 

 

 

 

Teuku Erdika Usiandra, S.S

NIP.19840509 200801 1 005

 

Berangkat dari            : NISAM ANTARA

(tempat kedudukan)    :

Pada tanggal               : 19 Januari 2011

Ke                               : Lhokseumawe

 

KEPALA KANTOR URUSAN AGAMA

I Tiba di

Pada tanggal

Kepala

 

: Lhokseumawe

: 19 Januari 2011

: Kasi Urais

 

 

 

 

 

Sabaruddin, S. Ag

NIP. 19720205.199703.1.002

 

Berangkat dari

Ke

Pada tanggal

Kepala

: Nisam

: Lhokseumawe

: 19 Januari 2011

: KUA Kec. Nisam Antara

 

 

 

Teuku Erdika Usiandra, S.S

NIP.19840509 200801 1 005

II Tiba di

Pada tanggal

Kepala

 

:

:

:

 

 

 

(                             )

Berangkat dari

Ke

Pada tanggal

Kepala

:

:

:

:

 

 

(                                            )

III Tiba di

Pada tanggal

Kepala

 

:

:

:

 

 

 

(                                  )

Berangkat dari

Ke

Pada tanggal

Kepala

:

:

:

:

 

 

(                                )

IV Tiba Kembali    :

(Tempat Kedudukan)

Pejabat Yang Diberikan Perintah

 

Kepala Kantor Urusan Agama

Kecamatan Nisam Antara

 

 

Teuku Erdika Usiandra, S.S

NIP.19840509 200801 1 005

 

  Telah diperiksa dengan keterangan bahwa perjalanan tersebut di atas benar dilakukan  atas perintahnya dan semata-mata untuk kepentingan jabatan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya.

Pejabat yang memberi perintah

Kepala Kantor Urusan Agama

Kecamatan Nisam Antara

 

V CATATAN-CATATAN LAIN
VI PERHATIAN :

Pejabat yang berwenang menerbitkan SPPD. Pegawai yang melakukan perjalanan dinas, para pejabat yang mengesahkan tanggal berangkat/ tiba serta bendaharawan bertanggung jawab berdasarkan peraturan-peraturan keuangan Negara,  apa bila Negara menderita rugi akibat kesalahan, kelalaian dan kesilapannya.

(angka 8 lampiran surat Menteri Keuangan Tgl.     April 1974, No. B-296 MK/I/4/1974

KECAMATAN NISAM     

3.1.6        Membuat Laporan Perjalanan Dinas

3.1.6.1  Menyusun Laporan Perjalanan Dinas

 

  1. A.    Pengertian Laporan Kegiatan

Laporan kegiatan adalah suatu ikhtisar tentang hal ikhwal pelaksana suatu kegiatan, yang harus disampaikan oleh pembina kepada pihak yang memberi tugas sebagai pertanggungjawaban.

  1. B.     Pentingnya Laporan Kegiatan

 

a)      Laporan kegiatan merupakan alat yang penting untuk :

b)      Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan.

c)      Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya.

d)     Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.

e)      Data sejarah perkembangan satuan yang bersangkutan dan lain-lain.

 

  1. C.    Macam Laporan Kegiatan

 

  1. Ditinjau dari cara penyampaian, terdapat :

a)      Laporan lisan, disampaikan secara lesan, biasanya dilakukan hal-hal yang perlu segera disampaikan laporan lisan dapat dengan tatap muka, lewat telepon , wawancara dan sebagainya.

b)      Laporan tertulis, disampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan.

 

  1. Ditinjau dari bahasa yang digunakan, terdapat :

a)      Laporan yang ditulis secara populer, yang menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadang diselingi dengan kalimat humor / lucu.

b)      Laporan yang ditulis secara ilmiah, sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat tetapi padat dan sistimatis serta logis.

 

  1. Ditinjau dari isinya, dapat dibedakan :

a)      Laporan kegiatan, misalnya pelaksanaan perkemahan, pelaksanaan ujian SKU, SKK, Pramuka Garuda.

b)      Laporan perjalanan, misalnya laporan wisata, pengembaraan, penjelejahan dan sebagainya.

c)      Laporan keuangan, menyangkut masalah penerimaan dan penggunaan uang

.

  1. D.    Sistimatika Laporan

Hendaknya laporan lengkap, dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ).

Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :

  1. E.     Pendahuluan

Pada pendahuluan disebutkan tentang :

  1. Latar belakang kegiatan.
  2. Dasar hukum kegiatan.
  3. Apa maksud dan tujuan kegiatan.
  4. Ruang lingkup isi laporan.

 

  1. F.     Isi Laporan

Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :

  1. Jenis kegiatan.
  2. Tempat dan waktu kegiatan.
  3. Petugas kegiatan.
  4. Persiapan dan rencana kegiatan.
  5. Peserta kegiatan.
  6. Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
  7. Kesulitan dan hambatan.
  8. Hasil kegiatan.
  9. Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.

 

  1. H.    Penutup

Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.

 

  1. Hal-hal yang perlu diperhatikan

Laporan diusahakan agar :

  1. Singkat dan padat.
  2. Runtut atau sistimatis.
  3. Mudah dipahami isinya.
  4. Isinya lengkap.
  5. Menarik penyajiannya.
  6. Berpegangan pada fakta, data dan persoalannya.
  7. Tepat pada waktunya.

 

  1. Lain – lain.
    1. Dalam laporan dapat dilampirkan : photo-photo kegiatan, tanda bukti, surat-surat keterangan dan sebagainya ( copy )
    2. Untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu pada proposal yang pernah diajukan.
    3. Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/ lembaga yang terkait. ( Mabi, Kwartir, Sponsor dll )
    4. Pengertian Laporan

3.1.6.2  Pengertian,Fungsi dan syarat Laporan

Adalah penyampaian informasi dsri seorang petugas/ pejabat kepada petugas/ pejabat lain dalam suatu sistem administrasi.Isi laporan dapat berupa hasil penelitian, pengamatan, pengalaman, percobaan dan sebagainya.

  1. Fungsi Laporan

Secara singkat dapat dirumuskan bahwa laporan mempunyai fungsi informasi, fungsi pengawasan, pengambilan keputusan, dan fungsi pertanggung jawaban.

  1. Syarat- syarat Laporan

Isi laporan harus terperinci dan jelas Harus mengandung data dan fakta serta informasi yang diperlukan. Isi laporan tidak boleh berbelit-belit.

3.1.6.3  Pedoman Pembuatan Laporan

Dalam pembuatan sebuah laporan diperlukan pedoman pembuatan laporan , adapun hal hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan sebuah laporan adalah

  1. Menggunakan bahasa yang jelas artinya bahasa yang tidak membuka peluang untuk ditafsirkan secara berbada oleh pembaca laporan
  2. Menggunakan bahasa yang lugas dan bahasa yang sederhana, tidak terlalu berbelit belit
  3. Laporan harus lengkap guna mendukung proses pengambilan keputusan yang tepat dan untuk memperoleh pemahaman dat kuantitatif, kiranya dapat pula disajikan dapat pula disajikan dalam bentuk yang lebih visual, misalnya tabel atau grafik
  4. Laporan harus tepat waktu terdapat berbagai macam laporan yang semuanya tergantung pada jenis klasifikasi yang digunakan

Terdapat berbagai macam laporan yang semuanya tergantung pada jenis klasifikasi yang digunakan

 

  1. Laporan ditinjau dari segi waktu penyajian
    1. Laporan rutin

Laporan ini sering pula disebut laporan berkala atau laporan periodik. Laporan rutin merupakan laporan yang dibuat secara rutin menurut periode waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan, atau triwulan. Laporan ini biasanya membuat informasi yang berhubungan dengan pelaksana aktivitas pada satuan unit organisasi atau tugas individu dalam organisasi.contoh laporan rutin antara lain. Laporan penjualan suatu produk , laporan pembelian, laporan hasil pelaksanaan tugas rutin

 

  1. Laporan insidental

Laporan insidental merupakan laporan yang dibuat dan disampaikan dengan waktu tidak terjadwal secara tepat. Laporan ini disusun bila ada suatu hal yang dipandang sangat penting untuk disampaikan atau ada kegiatan yang bersifat khusus dan mendadak. Contoh laporan insidental . laporan hasil penelitian, laporan sosial, laporan pesaing baru.

 

  1. Laporan ditinjau dari segi penyampaian

 

  1. Laporan lisan

Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan khusus, karena pelaporan mengungkapkan isi laporanya secara lisan kepada pimpinan, baik bertatap muka secara langsung maupun melalui telepon . teteapi penting di perhatikan bahwa penyampaian laporan melalui telepon.menurut etiket perkantoran, dirasa kurang sopan. Laporan lisan dilaporkan bila hal hal yang dilaporkan hanya bersifat informatif dan singkat, tidak memerlukan perincian yang mendetail, serta hal hal yang dilaporkan tidak membawa akibat atau pengaruh yang fatal.

 

Suatu laporan keuangan perusahaan terdiri dari banyak mata anggran tentu tidak mungkin disampaikan secara lisan , tetapi harus dilaporkan secra tertulis, satu kelemahan dari laporan lisan dimungkinkan adanya ketidakleluasan untuk mengungkapkan isi laporan, baik karena waktu yang terbatas maupun tekanan psikologis pelapor terhadap atasanya.

 

  1. Laporan terulis

Laporan yang disampaikan dalam bentuk tertulis, kiranya baik kalau diketik dengan mesin tik atau mesin komputer, tebal halaman yang diperluaskan tergantung dari materi yang ingin disampaikan laporan ini bisa bebentuk laporan formal atau informal. Dalam laporan tertulis ini bawahan menggunakan pendapat atau saran dengan leluasa karena tidak berhadapan langsung atasanya.

 

  1.  Laporan visual

Laporan visual merupakan laporan yang disajikan dalam bentuk gambar, entah itu lukisan , foto, film, atau slide. Apabila dibandingkan dengan laporan tertulis, maka laporan visual memerlukan biaya relatif lebih besar

 

  1. Laporan ditinjau dari segi bentuknya
    1.  Laporan berbentuk surat

Laporan ini dibuat dalam bentuk surat, sehingga bentuk laporan ini mengikuti format pembuatan surat, baik dari bagian bagian surat maupun bahasa yang dipakai sesuai dengan bahasa surat, dengan demikian, bagian bagian laporan ini akan terdiri dari kop surat, nomor perihal, tanggal, alamaat, tujuan, isi surat, salam penutup, nama penanggung jawab dan tanda tangan.

 

  1.  Laporan berbentuk formulir

Laporan ini disajikan dengan bentuk dan format yang tepat dengan demikian yang berubah hanya isi laporan, tetapi materi yang dilaporkan tetap. Laporan ini berbentuk formulir digunakan untuk laporan yang bersifat rutin, misalnya laporan penjualan, laporan pembelian, laporan penilitian suatu hasil kerja, laporan produksi unit kerja

 

  1. Laporan berbentuk karangan

Laporan dubuat dalam bentuk karangan, karena informasi yang disampaikan cukup banyak, laporan ini biasanya untuk menulis laporan formal, misalnya laporan hasil penelitian.

 

  1. Laporan ditinjau dari sifat penyajianya
    1. Laporan informal

Laporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk memo, surat atatu tulisan singkat dan dibuat dengan yang tidak mengikuti aturan pembuatan laporan pada umumnya. Pembuatan laporan dapat membuat bentuk sesuai dengan keinginanny sendiri dan sering  tanpa disertai dokumen dokumen yang mendukung  materi laporan.

Laporan informal dapat dibuat dengan dua cara, secara induktif yaitu fakta fakta atau data data dikemukakan terlebih dahulu baru kemudian dibuat suatu kesimpulan, kedua secara deduktif yaitu laporan laporan dimulai dengan suatu kesimpulan, baru diikuti dengan fakta fakta atau data data yang mendukung laporan tersebut. Laporan deduktif lebih disukai pembaca laporan, karena mereka lebih berminat untuk membaca kesimpulan terlebih dahulu

 

  1. Laporan formal

Laporan ini sifatnya analitik yang dibuat dengan mengikuti dokumen resmi. Salah satu yang paling penting diperhatikan adalah pembuatan laporan harus mampu mengintrepertasikan data akan berdampak pada kesalahan dalam pembuatan kesimpulan. dalam pembuatan kesimpulan unsur subjektif pembuat laporan tidak boleh dimasukan agar laporan bersifat benar dan objektif.

 

  1. Laporan ditinjau dari segi maksudnya,

 

  1. Laporan informatif

Laporan ini biasanya dibuat untuk menginformasikan tentang nsuatu hal karena hanya bersifat memberi informasi, maka pelapor tidak memberi analisis

.

  1. Laporan rekomendasi

Layanan rekomendasi adalah laporan yang selain menyampaikan informasi juga mneyertakan pendapat berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap suatu hal atas dasar pengamatan sekilas, bukan atas dasar penelitian yang mendalam.

 

a)      Laporan pertanggung jawaban

Laporan ini memberikan informasi kepada atasan mengenai pelaksanaan suatu program kerja tertentu baik dilihat dari segi proses, keberhasilan atau kegagalan suatu program, faktor penghambat dan pendukungnya. Tidak menutup kemungkinan pihak pelapor memberikan gagasan tugas serupa pada masa mendatang lebih optimal

 

b)      Laporan analitik

Laporan ini sselain memberikan informasi kepada pimpinan, juga maksudnya meamberikan sumbangan pemikiran sehubungan dengan informasi yang dilaporkan, berdasarkan pada suatu analisis yang mendalam dan matang.

 

c)      Laporan perkembangan

Laporan perkembangan merupakan laporan yang dibuat untuk menginformasikan perkembangan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Laporan ini bisa juga berupa evaluasi terhadap pelaksanaan suatu pekerjaan, aktivitas atau progaram tertentu, laporan ini berguna untuk mengetahui sejauh mana suatu pekerjaan atau program telah terlaksana, juga dikehendaki guna perencanaan lebih lanjut. Isi ringkasan laporan perkembangan meliputi tujuan pelaksanaan progam, perkembangan apa saja yang telah dicapai yang sesuai dengan rencana, perkembangan apa saja yang tidak sesuai dengan rencana, beserta alsan aslasn penyebabnya.

 

  1. Laporan Studi Kelayakan

Laporan ini dibuat atas dasar permasalahan khusus terhadap suatu program yang akan dijalankan dan di upayakan pemecahanya. Laporan ini ,enganilisis permasalahan khusus tersebut secara mendalam guna pengambilan keputusan atasdasar penilaian layak dan tidak layak, dalam laporan ini disajikan beberapa alternatif solusi pemecahanya masalah, dan kemudian  dievaluasi guna menentukan pilihan yang terbaik dari berbagi alternatif.

 

  1. Keamanan isisnya
    1. Laporan biasa

Yaitu laporan yang apabila isinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak  tidak akan menimbulkan hal buruk.

  1. Laporan rahasia

Yakni laporan yang apabila isisnya diketahui oleh pihak yang tidak berhak mengetahuinya dapat merugikan nama baik seseorang atau instansi atau dapat menimbulkan kegelisahan pada segolongan masyarakat.

  1. Laporan sangat rahasia

Yaitu laporan yang bila sampai diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahyakan keamanan negara atau menimbulkan kegelisahan masyarakat luas,

 

  1. Kesempurnaan isinya
    1. Laporan smentara/ pendahuluan

Yaitu laporan yang masih bersifat sementara dalam arti fakta dan data yang temuat belum lengkap tetapi karena ssesuatu alsan terpaksa harus disampaikan dengan maksud hanya sebagai gambaran terlebih dahulu atau untuk menguji kelengkapan laporan ini sendiri dengan cara menyampaikannya kepada pihak yang kompeten.

 

  1. Laporan akhir(paripurna)

Yaitu laporan yang sudah dianggap memuat fakta dan data yang lengkap sehingga penilainya dapat lebih sempurna (sebagai susulan dari laporan sementara)

Laporan akhir dapat juga berarti laporan yang berasal dari laporan sementara tetapi diadakan penyempurnaan penyempurnaan sesuai dengan kritik kritik, saran saran dan tanggapan tanggapan dari pihak yang kompoten.

 

  1. Jangkaunya
    1. Intern

Yaitu laporan yang tebatas untuk pejabat pejabat dalam lingkungan instansi sendiri

 

  1. Ekstern

Yaitu laporan yang disampaikan kepada pejabat atasan di luar instansi sendiri

 

  1. Jumlah penerimanya
    1. Laporan terbatas

Yaitu laporan yang disampaikan kepada seseorang atau beberapa orang tertentu.

 

  1. Laporan tidak terbatas

Yaitu laporan yang disampaikan kepada banyak orang atau siapa saja dapat membacanya

 

  1. Bentuk laporan
    1. Berbentuk formulir

Yaitu laporan yang biasanya berupa pengisian formulir yang telah disediakan

 

  1. Berbentuk memorendum

Yaitu laporan yang hanya memuat pokok pokoknya saja, singkat danberedar di kalangan umum.

 

  1. Berbentuk surat

Yaitu laporan yang dibuat dalam bentuk surat apakah surat formal atau informal isinya biasanya panjang dan kurang lebih lima atau enam halaman folio.

 

  1. Berbentuk buku

Yitu laporan panjang yang dibuat buku untuk kedua terakhir, penyampainya perlu dengan surat pengantar atau memo.

 

  1. Luas lingkupnya
    1. Laporan umum

Yaitu laporan yang memberikan gambaran secara menyeluruh mengenai semua masalah yang perlu di laporakan.

 

  1. Laporan khsusus

Yaitu laporan yang memberi gambaran secara terperinci mengenai hal yang khusus

Kekhususan dapat didasarkan pada

 

a)      Masalah atau sasaran yang dilaporkan, misalnya laporan khusus bidang ekonomi dalam pembangaunan

b)      Periode yaitu dengan pembabakan atau menurut batas waktu, misalnya laporanperiode 10 tahun.

c)      Wilayah, misalnya propinsi kabupaten

 

  1. Bidang kegiatan
    1. Laporan bidang subssantif

Yaitu laporan mengenai bidang tugas pokok atau tugas opersional suatu instansi perusahaan , yaitu laporan mengenai bidang tugas.

 

  1. Laporan bidang administratif

Yitu laporan mengenai bidang tugas tugas penunjang.

 

3.1.6.4  Macam Macam Laporan

Jenis Laporan dapat dibagi menjadi beberapa macam, berikut ini akan diuraikan sebagai berikut :

Laporan menurut isinya :

  1. Laporan Informatif
  2. Laporan Rekomendasi
  3. Laporan Analitis
  4. Laporan pertanggungjawaban
  5. Laporan Kelayakan
  6. Laporan menurut bentuknya :
  7. Laporan berbentuk Memo
  8. Laporan berbentuk Surat
  9. Laporan berbentuk Naskah

3.1.6.5  KAS

Setiap perusahaan memerlukan kas dalam menjalankan aktivitas usahanya baik sebagai alat tukar dalam memperoleh barang atau jasa maupun sebagai investasi dalam perusahaan tersebut. Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian kas, Standar Akuntansi Keuangan (2002 : 85) memberikan pengertian sebagai berikut :

“Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunaka untuk membiayai kegiatan umum perusahaan”. Yang dimaksud dengan bank adalah sisa rekening giro perusahaan yang dapat dipergunakan secara bebas untuk kegiatan umum perusahaan.

Sedangkan menurut Zaki Baridwan (2003 :85) “ kas merupakan suatu alat pertukaran dan digunakan sebagai suatu ukuran dalam akuntansi”. Dalam neraca kas merupakan aktiva yang paling serimg berubah. Hampir dalam setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas.

Dari defenisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa kas merupakan alat pertukaran dan alat pembayaran yang diterima untuk pelunasan hutang, dan dapat diterima sebagai setoran dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu.

Kas sangat penting artinya karena, menggambarkan daya beli dan dapat ditransfer segera dalam perekonomian pasar kepada setiap individu dan organisasi dalam memperoleh barang dan jasa yang diperlukan.

Kas juga menjadi begitu penting karena, perorangan, perusahaan, dan bahkan pemerintah harus mempertahankan posisi liquiqitas yang memadai, yakni mereka harus memiliki sejumlah uang yang mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar entitas bersangkutan dapat beroperasi.

Kas merupakan aktiva yang paling lancar dalam arti istilah kas sehari-hari dapat disamakan dengan uang tunai yang dapat dijadikan sebagai alat pembayaran yang syah. Persediaan kas yang cukup maka perusahaan akan beroperasi dengan lancar terutama dalam kegiatan pengeluaran kas yang meliputi pembelian barang dan jasa, memiliki harta, membayar hutang, membiayai operasi serta kegiatan-kegiatan lainnya. Dalam aktiva perusahaan, kas mrupakan baik secara langsung maupun tidak langsung serta merupakan dasar pengukuran dan pencatatan semua data transaksi. Dalam penyajian neraca maka kas biasanya dicantumkan pada urutan pertama dari perkiraan yang merupakan aktiva lancar karena kas dapat digunakan tanpa memerlukan waktu lama.

Kas dapat dikatakan merupakan satu-satunya pos yang paling penting dalam neraca. Karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian kita, kas terlihat secara langsung atau tidak langsung dalam hampir semua transaksi usaha. Hal ini sesuai dengan sifat-sifat kas yaitu :

a. Kas terlalu terlibat dalam hampir semua transaksi perusahaan.

b. Kas merupakan harta yang siap dan muda untuk digunakan dalam transaksi serta ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan beragam tanpa tanda pemilik.

c. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus di jaga sedemikian rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang.

Pengolahan kas dapat dikriteriakan sebagai berikut :

a. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah

b. Dapat digunakan setiap saat bila dikehendaki

c. Penggunaannya secara bebas

d. Diterima sesuai nilai nominalnya pada saat diuangkan tersebut.

Kas terdiri dari saldo kas yang ditangan perusahaan dan termasuk rekening giro. Setoran kas adalah asset yang dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka pendek, bukan untuk investasi dan dengan cepat dapat dijadikan menjadi kas.

Arus kas adalah arus masuk dan merupakan salah satu dari beberapa elemen laporan keuangan yang dipublikasikan. Laporan keuangan yang lengkap terdiri dari komponen-komponen berikut ini.

  1. Neraca
  2. Laporan Laba Rugi
  3. Laporan Perubahan Modal
  4. Laporan Arus Kas dan
  5. Catatan atas Laporan keuangan

Sebagai sebahagian dari laporan keuangan, laporan arus kas merupakan alat komunikasi artinya bahwa laporan arus kas itu adalah suatu alat yang digunakan untuk mengkomunikasikan kas dari suatu perusahaan tersebut. Dengan laporan arus kas para pemakai dapat mengevaluasi perubahan dalam aktiva bersih perusahaan, struktur keuangan termasuk likuiditas dan solvabilitas dan kemampuan untuk mempengaruhi jumlah serta waktu arus kas dalam rangka adaptasi dengan perubahan keadaan dan peluang.

Likuiditas mengacu kepada kedekatan pada kas dari aktiva dan kewajiban-kewajiban. Solvabilitas mengacu kepada kemampuan perusahaan untuk melunasi utangnya pada saat jatuh tempo.

Dan felksibilitas keuangan mengacu kepada kemampuan perusahaan untuk bereaksi dan beradaptasi terhadap memburuknya keuangan serta keutuhan dan peluang yang tak terduga. Data tersebut akan lebih berarti bagi pihak yang berkepentingan apabila data tersebut diperbandingkan untuk dua periode atau lebih dan dianalisa lebih lanjut. Idealnya laporan arus kas dapat menunjukkan sampai seberapa jauh efisiensi pelaksanaan kegiatan serta perkembangan perusahaan telah dicapai manajemen.

Informasi tentang arus kas suatu perusahaan berguna bagi para pemakai laporan keuangan sebagai dasar untuk menilai kemampuan perusahaan dalam menghasilkan kas dan setara kas dan menilai keutuhan perusahaan untuk menggunakan arus kas tersebut.

Jadi dari wacana diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa laporan arus kas hendaknya mampu memberikan atau mempermudah analisis, agar penggunaannya dapat mengetahui :

1. Kemampuan menghasilkan kas atau setara kas

2. Kemampuan menggunakan kas atau setara kas

3.1.6.6  Rekening Koran

Rekening koran adalah laporan yang diberikan Bank setiap bulan kepada pemegang rekening Giro yang berisikan informasi tentang transaksi yang dilakukan oleh bank terhadap rekening tersebut selama satu bulan dansaldo Kas di Bank. Laporan ini sering dijadikan tumbal oleh akuntan untuk melindung keterlambatan mereka dalam menyusun laporan keuangan dan kita tahu laporan rekening koran dapat diterima diatas tanggal 15 setiap bulannya.

Apapun alasannya laporan keuangan suatu perusahaan adalah berdasarkan catatan yang dilakukan oleh perusahaan. Dan adanya perbedaan antara catatan yang dilakukan perusahaan dengan yang dilaporkan bank adalah masalah lain.

Dari sudut pandangan Bank setiap rekening adalah “hutang” karena itu setiap tambahan atas suatu rekening dicatat disisi kredit. Menurut sudut pandang perusahaan pemegang rekening, rekening bank adalah aktiva dan setiap tambahan atas rekening bank oleh perusahaan dicatat di sisi debet dengan demikian jumlah sisi kredit yang dicatat oleh bank akan sama dengan jumlah sisi debet yang dicatat oleh pemegang giro. Pada rekening Kredit Modal Kerja adalah sebaliknya.

3.1.6.7  Pengurusan Kas Kecil

sesuai dengan namanya Kas Kecil atau yang dalam bahasa inggrisnya disebut Petty Cash, merupakan akun atau account yang khusus dipergunakan khusus untuk mendanai transaksi-transaksi kecil dan rutin.

 

  1. Karakteristik Dasar dari Kas Kecil

 

1)      Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- )

 

2)      Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

 

3)      Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop.

 

4)      Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).

 

 

  1. Prosedur Kas Kecil

Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki pernana yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahan dipagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari.

Untuk itu, perusahan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alas an bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat.Berikut adalah petunjuk atau tips bagaimana melakukan pengelolaan kas kecil

 

  1. Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil

 

Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominl yang akan ditentukan disesuaikan dengan sekala operasional perusahaan.

 

Sekiranya manajemen menggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah di umumkan secara resmi, dab disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang.

 

  1. Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)

 

Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas keci lain yang dapat menggantikannya.

 

Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-krietria sebagai berikut : Menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-perjaan yang memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Excel).

 

Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sanpai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian.

 

  1. Pengisian Kembali Kas Kecil

 

Begitu nilai batasan maksimal dan minimal kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada Kasir Umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank.

 

Uang diserahkan kepada Kasir kas kecil. Setelah jumlah fisik dana kas kecil selesai dihitung hendaknya dilakukan serah terima resmi, dimana Kasir Kas Kecil menandatangani tanda terima atas dana Kas Kecil yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas kecil tersebut.

 

Kasir Kas Kecil wajib mentaati ketentuan batas saldo maksimal dan minimal atas kas kecil. Jika suatu ketika saldo kas kecil mengalami perubahan yang signifikan, maka kasir kas kecil : Mengajukan permohonan pengsian kembali (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas bawah) kepada Financial Controller, atau melaporkan dan menyerahkan kelebihan dana (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas atas yang telah ditentukan).

 

  1. Penggunaan Kas Kecil

 

Bagian yang membutuhkan, seharusnya mengajukan permohonan kas kecil sebelum melakukan pembelian, dan Kasir Kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) Kas Kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller atau Manajer Keuangan.

 

Untuk setiap pengeluaran, Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran Kas Kecil yang ditanda tangani oleh penerima dana (pembayaran). Dicatat di dalam buku kas kecil, kemudian Bukti pengeluaran diarsipakan dengan baik.TIPS : Selalu lakukan penghitungan cepat terhadap fisik kas kecil, setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil. Hal ini aka dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kacil setiap harinya.

 

  1. Penghitungan Fisik dan Rekonsiliasi Kas Kecil

 

Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaklah bersifat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, untuk itu setiap pembukaan diawal jam kerja dan penutupan di akhir jam kerja operasional perusahaan, hendaknya selalu dilakukan penghitungan fisik. Untuk kemudian di cocokankan dengan catatan kas kecil atau lebih dieknal dengan rekonsiliasi kas kecil.

 

Jika ditemukan perbedaan antara fisik dan akas kecil dengan catatan yang ada, maka perbedaan tersebut hendaknya dilaporkan kepada Financial Controller, jika sudah di approve, maka mintalah bookkeeper melakukan adjustment atas perbedaan tersebut.

 

3.1.6.8  Contoh Kas Kecil

 

PT DUHA

Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103

TELUKDALAM

Berita Acara

Pemeriksaan Uang Kas

Tanggal 31 Januari 2004

 

Pengisian Dana Kas Kecil, jan 2004   Rp. 1.000.000,00
Jumlah penereimaan bulan Jan 2004   Rp. 767.000,00
    Rp. 1.767.000,00
Jumlah pengeluaran bulan Jan 2004   Rp. 1.037.000,00
Saldo kas kecil per 31 Jan 2004   Rp 730.000,00
Perhitungan uang kas per 31 Januari 2004 menghasilkan  jumlah sebagai berikut:  
I. Uang kertas:    
   3 lembar @ Rp. 100.000,00 = Rp. 300.000,00  
   3 lembar @ Rp.  50.000,00 = Rp. 150.000,00  
   5 lembar @ Rp. 20.000,00 = Rp. 100.000,00  
   9 lembar @ Rp. 10.000,00 = Rp. 90.000,00  
   6 lembar @ Rp. 5.000,00 = Rp. 30.000,00  
   30 lembar @ Rp. 1.000,00 = Rp. 700.000,00  
    Rp. 700.000,00  
II Uang Logam:        
   20 Keping @ Rp 1000,00 = Rp. 20.000,00  
   16 Keping @ Rp 500,00 = Rp. 8.000,00  
   5 Keping  @ Rp   200,00 = Rp. 1.000,00  
   10 Keping @ Rp  100,00 = Rp. 1,000,00  
    Rp. 30.000,00  

 

Telukdalam, 10 Desember 1987

3.1.6.9       Tata cara penyusunan laporan

Penyusunan laporan untuk pimpinan merupakan bagian dari tugas pegawai administrasi, baik yang bersifat rutin maupun instruksional (perintah atasan). Hal ini dilakukan karena pada hakikatnya tugas mereka adalah meringankan beban pimpinan, dan karena beban tugas pimpinan begitu banyak dan harus diselesaikan maka pegawai harus menyusun laporan untuk pimpinan. Oleh karena itu, penting bagi pegawai administrasi untuk mengetahui dan memahami hal-hal yang berkaitan dengan laporan.

Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai sesuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Uraian berikut akan lebih ditekankan pada pembahasan hal-hal yang berkaitan dengan laporan tertulis. Laporan inilah yang secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.

Sebelum laporan disajikan secara lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam bentuk tertulis secara sistematis sehingga mudah dipahami. Dari segi bentuk tertulis, laporan terbagi menjadi seperti berikut

  1. Laporan berbentuk formulir atau matriks, yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko yang disediakan.
  2. Laporan berbentuk memorandum atau nota, yaitu laporan yang diuraikan secara singkat. Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau antar-unsur-unsur dalam suatu instansi.
  3. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis laporan ini dapat dipergunakan untuk bermacam-macam topik.
  4. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah. Materi laporan dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik.
  5. Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses penyusunan laporan, selain harus memperhatikan berbagai prinsip dan syarat dalam penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya, tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang mencakup penentuan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan, dan proses pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan , dan diakhiri dengan tahap penulisan laporan itu sendiri.

  1. Tahap Persiapan Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan dilaporkan ? Mengapa hal itu harus dilaporkan ? Kapan laporan akan disampaiakan ? Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung ? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang relevanuntuk disajikan, dan sumber-sumber data.

 

  1. Pengumpulan dan Penyajian Data Setelah itu, langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data yang diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan data pendukung atau penunjang.dan penyajian data

 

  1. Sistematika Laporan Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.

 

 

  1. Penulisan Laporan Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.

3.1.7        Sekembalinya pimpinan dari perjalanan dinas

Laporan tentang tamu , telepon serta ringkasan suraat surat yang datang diletakan di atas meja atau tray surat masuk pimpinan atau bisa juga diberikan secara lisan. Ada juga pimpinan yang meminta sekretarisnya memberikan semua surart dan laporan tersebut ke sopirnya agar dibawa saat menjemput pimpinan dan ia mulia membaca dalam perjalanan pulang.

Di kantor, bantu pimpinan membuat pertanggung jawaban atas perjalanannya, antara lain;

  1. Laporan biaya perjalanan

Bila anda mengambil advance bagi pimpinan, sekretaris membuat laporan pertanggunga jawaban uang muka atas biay yang akan diganti oleh perusahaan yang telah dikeluarkan pimpinan selama perjalanan. Lihat lagi aturan aturannya, apa saja yang di klaimdan sampai harga berapa minta semua bonnya dan hitung apakah pimpinan harus mengembalikan uang kelebihanya atau perusahaan yang masih membayar kekuranya. Contoh

Pertanggung jawaban uang muka

Mr john A smith

Singapore 27 -28 january 2002

No

 

US$

S$

Rp

1

Fiskal aiarport tax

Fiskal

Airport tax jakarta and siangapore

 

 

 

 

15

1000000

250000

2

Hotel

ACM shangri ia hotel

 

 

212

 

3

 Meals and entertainment

Lunch mr tang 27/1

Breakfast interview

 

93.50

31.25

 

4

Transportation

Taxi ke dan dari river view rest

 

25

 

5

Uang saku

2hari

50

 

 

 

Total biaya

50

376.75

1025000

 

Dalam rupiah

470.500

2024334

 

 

Biaya yang dikeluarkan

 

 

3973451

 

Permintaan uang muka

 

 

3500000

 

Kelebihan / kekurangan 473.451

(empat ratus tujuh puluh tiga ribu empat ratus lima puluh satu rupiah.

 

  1. Laporan perjalanan

Anda dapat membantu pimpinan memyusun laporan, misalnya dari tulisan tulisan yang beliau buat atau dari dikte dikte yang mungkin sudah direkam di pita kaset. Berikan waktu agar pimpinan bisa berkonsentrasi untuk membuat laporan tersebut bila ia belum membuatnya.

3.1.8        Selama pimpinan tidak ada di tempat

Memang pada saat saat seperti ini, sekretaris seolah olah tak dapat pekerjaan yang berarti, tetapi ini bukan berarti pesta atau bisa berbruat seenaknya, oleh karena itu

  1. Lakukan pekerjaan rutin seperti biasanya. Tamu yang datang dilayani, telepon dan surat yang masuk diprosees dan kemudian dilaporkan kepeada pimpinan
  2. Biasanya sekretaris tahu dimana harus menghubungai pimpinan di saat saat mendesak, akan tetapi anda harus tetap bijaksana tidak sebentar sebentar menelpon pimpinan dan membuat pimpinan menjadi tidak terganggu
  3. Adakalanya pimpinan menelpon anda secara terus menerus danteratur. Beri tahu telepon, tamu dan surat surat penting yang masuk serta kejadian atau perubahan perubahan yang menjadi sering ada di kantor.
  4. Apakah pimpinan ingin anda menyalurkan semua telepon ke tempatnya berada, ataukah malahan tidak ingin orang lain tahu ia berada dimana,anda harus tetap berhati hatiuntuk tidak memberi tahu sembarangan orang baik tempat maupun nomor telpon dimana pimpinan berada, meninggalkan nomor telepon dan pesanya. Yakniyakinkan mereka bahwa anda akan memberi tahu pimpinan, biarkan pimpinan memutuskan apakah membiarkan saja atau akan menelpon kembali atau meminta sekretaris menelpon orang tersebut dan meminta dia menelpon pimpinan.

3.1.9        Berpergian dengan pimpinan

Biasanya di hotel hotel terdapat business centre dimana tamu tamu hotel bisa menggunakan jasa sekretaris disana untuk mengerjakan hal hal yang biasanya dilakukan oleh sekretaris. Walaupun sudah jarang dilakukan. Masih adapimpinan yang masih merasa perlu berpergian dengan sekretarisnya. Terutama bila pimpoinan harus mengerjakan banyak sekali tugas sementara tidak ada orang yang bisa diminta bantuanya di kota yang dituju. Tidak di semua tempat anda akan ikut hadir. Pimpinan akan memberi tahu saat saat mana saja anda akan pergi bersmanya

Ingaatkan pimpinan akan waktu waktu pertemuan yang harus dihadiri serta dokumen dokumen yang perlu di bawa untuk suatu pertemuan tertentu.

Tangani hal hal yang menyangkut masalah keuangan. Bila anda makan bersama pimpinan. Biasanya pimpinan yang akan membayar billnya dan mengururus masalah tip. Bila anda harus membayar sendiri, pastikan bonnya anda simpan dengan baik untuk ditagih ke perusahaan sessudah pulang.Ingat walapun anda mempunyai waktu bebas untuk brbelanja. Melhat lihat, rekreasi, anda harusada disana untuk bekerja, jadi sebisanya bantu pimpinan dengan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan, mengecek perjalanan selanjutnya, membuat notulen rapat, menguus korespondensi dan file,sesudah jam kerja, anda memang telah bebas, namun anda tetap bagian dari tim bisnis pimpinan anda sehingga harus tetap menujukan diri sebagaimana anda sedang berada di kantor atau pertemuan bisnis melalui penampilan yang baik.

BUSINESS CENTER / CARD CENTER

Pengertian Business Center :

  1. Perorangan atau kelompok dari anggota (member) aktif yang memfasilitasi dalam distribusi penjualan Kartu Aktivasi dari Mobile Business Network Plus (MBN PLUS)
  2. Card Agency bukan merupakan cabang atau yang dapat mewakili MBN PLUS. tapi hanya merupakan mitra usaha yang berdiri sendiri  Keuntungan menjadi Business Center MBN PLUS :  Keuntungan yang diberikan adalah Rp 10.000,- HU/PAKET

Syarat menjadi Business Center :

  1. Member aktif MBN PLUS
  2. Mengajukan Surat Permohonan menjadi Business Center kepada Kantor Pusat MBN PLUS, ditujukan langsung kepada Management MBN Plus serta mengisi Blangko Pendaftaran atau mengirimkan surat permohonan melalui email.
  3. Mempunyai sarana/prasarana dan jadwal tetap Presentasi di Business Center minimal sekali dalam seminggu
  4. Mempunyai Telephone dan atau Handphone yang bisa dihubungi
  5. Pengaktifan Kartu Aktivasi dilakukan pada jam kerja kantor (09.00 -17.00)
  6. Bersedia melayani Penjualan Kartu Aktivasi kepada seluruh member MBN PLUS Tanpa Terkecuali. 7. Bersedia dan mampu berperan aktif dalam kegiatan – kegiatan di daerah masing-masing baik program dari Perusahaan maupun kegiatan dari Member setempat.
  7. Bersedia dan mampu memberikan keterangan yang benar sesuai dengan Peraturan-peraturan dan Ketentuan-ketentuan Perusahaan kepada siapa saja yang membutuhkan informasi mengenai Bisnis MBN PLUS, serta menjaga nama baik Perusahaan, Member, maupun Business Center yang lain.

Cara menjadi Business Center MBN Plus :

  1. Mengisi Form Aplikasi untuk menjadi Business Center (Dapat di Download pada Menu Download) 2. Membeli e-Card / Kartu Aktif sebanyak 5 Unit : * 5 x Rp. 190.000 = Rp. 950.000,- 3. Membeli Kartu Pasif sebanyak 100 unit * 100 x Rp. 10.000,- = Rp. 1.000.000,- * Untuk mengaktifkannya anda hanya transfer/menyetor senilai Rp. 180.000 per kartu  Untuk bisa menjadi Business Center pada MBN Plus, Investasi yang harus ada keluarkan adalah sebesar Rp. 1.950.000,-Selain itu anda akan mendapatkan marketing kit : 1. Brosur MBN Plus Full Color sebanyak 100 Lbr.2. Banner ukuran 1 m x 1.5 m  Peraturan Business Center MBN Plus : 1. Business Center bukanlah cabang dari MBN Plus. 2. Business Center adalah seorang Member MBN Plus yang dianggap telah memenuhi persyaratan oleh perusahaan dan mendapatkan izin resmi untuk melayani pengadaan kartu aktivasi, pusat pelayanan informasi, stock, dan education training bagi seluruh Member MBN Plus tanpa terkecuali.
  2. Harga jual Kartu Aktivasi kepada calon member harus sesuai dengan harga yang ditentukan oleh perusahaan & dilarang menaikkan / menurunkan harga diluar ketentuan perusahaan
  3. Wajib memberikan keterangan yang sebenar-benarnya mengenai usaha / bisnis MBN Plus kepada masyarakat secara umum.
  4. Dilarang mempengaruhi member atau calon member untuk berpindah jaringan / sponsor / upline demi kepentingan pribadi. Apabila terbukti melakukan kecurangan ini dan menimbulkan keresahan yang membuat tidak harmonis antar member, maka perusahaan berhak mencabut izin Business Center dan menonaktifkan keanggotaannya.
  5. Menjaga nama baik Perusahaan, Jaringan dan Member secara keseluruhan. Tidak menjelek–jelekkan perusahaan lain yang sejenis dan dilarang mengikuti serta mengembangkan jaringannya. Pelanggaran terhadap hal ini, perusahaan berhak mencabut izin Business Center dan menonaktifkan Keanggotaannya.
  6. Memiliki minimal omset 10 kartu Aktivasi setiap bulannya. Jika dalam 3 (tiga) bulan berturut-turut tidak memenuhi minimal omset maka secara otomatis Business Center yang bersangkutan tidak ditampilkan di dalam website dan izin Business Center tersebut akan ditinjau ulang.
  7. Sanggup menerima sanksi dari MBN Plus, apabila terbukti melanggar Ketentuan ini.

3.1.10    Berpergian seorang diri

Yang harus anda ingat bila anda berpergian sendiri, antara lain:

  1. Jangan lupa kelengkapan perjalanan anda
  2. Jangan membawa uang tunai terlalu banyak, gunakan kartu kredit sebanyak mungkin kecuali perusahaan mengharuskan lain indonesia paspor merupakan tanda pengenal
  3. Jika anda menginap di hotel, selalu bawa kunci kamar kalau berpergian ke luar hotel
  4. Biasanya hotel hotel menyediakan safe deposite box, gunakan untuk menyimpan surat surat berharga anda.
  5. Jangan pernah meninggalkan barang barang anda tanpa pengawasan walaupun hanya satu menit. Terutama di bandara, selain pencurian, para penyelundup obat obat terlarang sering kali berusaha mencari kesempatan penyenlundup menyisipkan sesuatu di tas anda
  6. Hati hati juga pada orang orang yang dengan dalih sudah kelebihan bagasi dan mau menitipkan barangnya pada anda
  7. Selalu bawa paspor di tas anda karena di luar

3.1.11    Persiapan dokumen keuangan pimpinan selama dalam perjalanan

Cari keterangan mata uang negara yang akan dikunjungi dan siapkan, membeli valuta asing di bank biasanya lebih baik dari pada di hotel maupun bandara. Biasanya dollar amerika mudah ditukarkan dimana mana di bandingkan dengan rupiah

Bila pimpinan bisa mendapatkan uang muka atas biaya perjalanya buatkan permintaanya. Perkirakan benar benar dana yang dibutuhkan pimpinan. Misalkan untuk penduduk indonesia yang akan keluar negeri.diharuskan membayar fiskal sebesar Rp 200000 bila tidak termasuk dalam tiket, setiap orang di wajibkan membayar sirport tax. Perkirakan mana yang harus di bawa tunai dan mana yang harus di bayar dengan kartu kredit, jangan terlalu banyak membawa uang tunai.uang tunai biasanya hanya diperlukana unatuk tip, taksi atau telepon.

Beberapa pimpinan juga meraa senang membawa traveller check atau letter of kredit dari pada uang tunai karena lebih aman. Uang yang anda ambil ini harus segera dipertanggungjawabkan setelah pimpinan kembali dari perjalanan dinasnya dengan melampirkan semua bukti pendukung/bon

Bila pimpinan keluar negeri jangan lupa juga membelikan mata uang asing negara yang dikunjunginya. Simpan bukti pembelianuang asing tersebut agar pada saat anda mempertanggungjawabkan uang yang dipakai oleh pimpinan. Anda menggunakan kuers yang sma. Ada kalanya pimpinan memebayar makanan atau hotel dengan kartu kredit

Dalam hal ini kurs yang dipakai adalah yang tertera dalam tagihan kartu kredit tersebut

Pengertian Transfer dan Letter Of Credit Pengertian Transfer : Transfer Adalah pemindahan dana antar rekening disuatu tempat ke tempat yang lain, baik untuk kepentingan nasabah (debitur/non debitur) dan atau untuk kepentingan Bank itu sendiri ( 1 ) Pihak-pihak yang terkait dengan transaksi Transfer :

  1. REMITER/Applicant , yaitu pemilik dana (pengirim) yang akan memindahkan dananya melalui jasa pengiriman uang.
  2. BENEFICIARY, yaitu pihak akhir yang akan berhak menerima dana transfer dari drawee bank atau paying bank.
  3. REMITING BANK/ Drawer Bank, yaitu bank pelaku transfer atau bank yang menerima amanat dari nasabah untuk di transfer kepada drawee atau bank tertarik yang kemudian diserahkan kepada penerima dana (beneficiary).
  4. PAYING BANK/Drawee Bank, yaitu bank yang menerima transfer masuk dari drawer bank untuk di teruskan / dibayarkan kepada beneficiar ( 1 )Pengertian Letter Of Credit Letter of credit adalah diterbitkan oleh bank dengan segala macam sifat dan jenisnya.

Dalam transaksi jual beli antara eksportir dan importir, penggunaan L/C salah satu cara yang paling aman bagi eksportir maupun importir, karena adanya kepastian bahwa pembayaran dapat dilakukan apabila syarat L/C dipenuhi. Namun cara ini biayanya relatif lebih besar dibandingkan dengan cara pembayaran yang lain.

Pembayaran yang dilakukan atas dasar L/C tersebut berarti bank koresponden membayar lebih dahulu atas nama bank pembuka L/C sehingga tampaknya ada unsur kredit. Jangka waktu antara pembayaran yang dilakukan bank penerima L/C dengan pembayaran yang dilakukan oleh bank pembuka L/C dikenakan sekedar bunga. Karena pembayaran atas dasar L/C ini dilakukan berdasarkan dokumen pengapalan barang, maka L/C yang dibuka sering disebut documentary letter of credit, yakni pembayaran L/C yang dijamin dengan dokumen. (2) Pihak-Pihak Dalam Letter Of Kredit Dalam suatu mekanisme L/C terlibat secara langsung beberapa pihak ialah:

  1. Pembeli atau disebut juga buyer, importer
  2. Penjual atau disebut juga seller atau exporter.
  3. Bank pembuka atau disebut juga opening bank, issuing bank
  4. Bank penerus atau disebut juga advising bank
  5. Bank pembayar atau paying bank
  6. Bank pengaksep atau accepting bank
  7. Bank penegosiasi atau negotiating bank h. Bank penjamin atau confirming bank Dalam keadaan yang sederhana suatu L/C menyangkut 3 pihak utama, ialah pembeli, penjual, dan bank pembuka. ( 2 ).

Letter of Credit (L/C) atau biasa disebut surat kredit berdokumen merupakan alat pembayaran yang dikeluarkan bank atas permintaan importir dalam transaksi dagang internasional.

Menurut Dewan Syariah Nasional MUI No. 34/DSN-MUI/IX/2002 yang dimaksud dengan L/C (Letter of Credit) adalah surat pernyataan akan membayar kepada importir yang diterbitkan oleh bank untuk kepentingan importir dengan pemenuhan persyaratan tertentu sesuai dengan prinsip syariah.

L/C (Letter of Credit) suatu janji tertulis dari pihak pembuka untuk melakukan pembayaran atau mengaksep wesel atau menegosiasi wesel yang ditarik penjual (eksportir) atau kepada pihak lain yang dikuasakannya, sepanjang wesel dan dokumen pengapalannya memenuhi ketentuan dan persyaratan yang tercantum pada Letter of Credit tersebut.

L/C (Letter of Credit) merupakan salah satu jasa bank dalam hal transaksi perdagangan internasional. Perdagangan luar negeri/internasional relatif sama dengan perdagangan dalam negeri, tetapi lebih banyak institusi yang terlibat. Bank hanya berhadapan dengan dokumen yang telah memenuhi persyaratan tertentu sebelum bank melakukan pembayaran. Berbeda dengan perdagangan dalam negeri, dalam perdagangan luar negeri dengan menggunakan L/C, bank akan dihadapkan pada berbagai masalah, seperti (1) letak geografis, dimana penjual dan pembeli berjauhan dan dibatasi oleh laut; (2) hukum dan politik setiap negara yang berbeda; (3) bahasa yang berbeda; (4) mata uang, di mana antara seller dan buyer dalam melaksanakan pembayaran dan penerimaan uang menginginkan mata uang yang berlaku di negara masing-masing; (5) risiko suatu negara, yaitu suatu risiko yang mungkin timbul karena adanya perbedaan tingkat kemakmuran sebuah negara untuk menyelesaikan kewajibannya.

Untuk memperoleh gambaran, berikut ini dapat digambarkan mekanisme transaksi dengan menggunakan Letter of Credit.

Dengan melihat bagan diatas, tahapan transaksi perdagangan luar negeri sampai dengan saat menjelang pihak penjual/seller menyerahkan barang-barang untuk dimuat di atas kapal, tahapan tersebut dapat dirinci sebagai berikut :

1. Saat di mana penjual menawarkan barang-barangnya kepada pembeli, dan pihak pembeli mempelajarinya dengan kepastian apakah barang-barang tersebut mendatangkan keuntungan baginya, kemudian ditegaskan oleh kedua belah pihak dalam bentuk sales contract.

2. Pembeli mengajukan aplikasi pembukaan L/C ke Bank Devisa dengan tujuan agar bank dapat bertindak atas namanya dengan cara memberikan kuasa kepada penjual untuk menarik pembayaran dalam jumlah tertentu (sesuai dengan yang telah disepakati dalam sales contract) dengan syarat agar pihak penjual harus memenuhi syarat-syarat tertentu seperti yang tercantum dalam aplikasi L/C di maksud.

3. Bank penerima L/C tersebut akan segera membuka suatu L/C yang ditujukan kepada pihak penjual/eksportir beneficiery, yang isinya memberikan hak kuasa kepada penjual untuk menarik sejumlah uang tersebut, dengan syarat penjual memenuhi syarat-syarat tertentu seperti yang tercantum dalam L/C.

Surat berharga seperti L/C tersebut seharusnya dapat diterima langsung oleh pihak penjual/eksportir. Namun demikian, yang menjadi permasalahan dalam hal ini ialah “keautentikan” dari L/C yang bersangkutan sebab L/C tersebut merupakan suatu jaminan pembayaran.

Dalam hal seperti ini, bank devisa dari pihak pembeli (buyer) atau bank pembuka L/C tersebut membutuhkan partisipasi dari bank lainnya yang sekurangnya mempunyai lokasi yang sama/sekota dengan pihak penjual/eksportir untuk diminta bantuannya agar meng “orientasikan” L/C dimaksud kepada pihak yang berkepentingan, yaitu pihak penjual/eksportir.

3.1.12    Persiapan kebutuhan pimpinan dan disatukan disuatu tempat

Siapkan semua kebutuhan pimpinan dan disatukan di suatu tempat.

Buat chek list atas barang / dokumen apa saja yang harus dibawa agar tidak ada yang tertinggal. Mana yang sudah siap, mana yang masih harus dipersiapkan. Buat tanda(√) bila sudah siap sehingga anda tidak perlu lagi mempresiapkan bearulang kali.

Contoh check list

Paspor

Visa

File A

File B

Laptop

Disket

Dicthapone

 

Memopad

 

Alat tulis

 

Kertas polos

 

Amplop

 

Uang fiskal

 

Airport tax

 

Tiket

 

kammus

 

Itenary

Buku

Alamat

Buku telepon

Kartu nama

Peta

Mata uang asing

 

Obat obatan

 

Kertas berkop perusahaan

 

Amplop berkop perusahaan

 

Buku cek pimpinan

 

 

Mencari keterangan lain yang diperlukan

Pelajari etiket bangsa yang dikunjungi, misalnya

  1. Adalah penting bagi orang spanyol untukk bersosialisasi terlebih dahulu baru melakukan hubungan bisnis
  2. Kecuali dengan teman dekat, panggilan mr tteu mrs, berlaku di banyak negara
  3. Di jepang, menundukan badan lebih dihargai dari pada berjabat tangan
  4. Di negara negara arab dan timur tengah, menyentuh adalah tabu sementara memandang mata dianggap kasar, sebaliknya, di eropa, pandangan mata dianggap mencerminkan ketulusan hati.
  5. Di itali, bunga cryssan adalah bunga kematian.

3.2              Pengertian Tamu

3.2.1        Petugas penerima tamu

Penerima tamu di kantor depan memiliki banyak istilah atau sebutan. Ada yang menyebutkannya dengan istilah Front Desk Agent, Front Desk Clerk, Guest Service Agent, Guest Room Service dan Receptionist. Semua istilah yang disebut di atas sama artinya, hanya saja cara penyebutannya berbeda, sebagaimana yang dijelaskan oleh

 

J.Martin (1991:45) dalam bukunya Human Relation for the Hospitality Industry bahwa:

The front desk of a hotel or motel is usually the primary nexus between guest and hotel or motel. The person working the front desk, whatever the job title-front desk clerk, receptionist, guest service agent-is a person who register and checks the guest in and out, keeps records by hand or computer, relates to the housekeeping and other departments, and generally operates an information and record center”.

 

Lebih lanjut Robert J. Martin, memberikan definisi tentang resepsionis/Desk Clerk, sebagai berikut:

 

Desk clerk in hotels or motels are often the first people to greet incoming guest. They register the guest, assign a room to them, issue the room key, and often provide information about services available in the hotel and in the community).

Berdasarkan pendapat Robert J. Martin, jelas bahwa istilah apa pun yang dipakai untuk menyebut penerima tamu, dia adalah seseorang yang bekerja/bertugas

di Depan Hotel. Desk Clerk adalah orang/petugas yang pertama sekali menyambut tamu dan memberi salam kepada setiap tamu yang datang ke hotel.Ia lalu mendaftarkan tamu, mencarikan kamar yang siap ditempati tamu baik atas sarannya atau atas permintaan tamu, memberikan/mengeluarkan kunci kamar. Ia juga harus menyediakan informasi bagi tamu sehubungan denagn pelayanan/fasilitas yang tersedia di hotel serta informasi lainnya di luar hotel.

Sedangkan Renner (1981:114) dalam bukunya Basic Hotel Front Office Procedures, menjelaskan bahwa:

“The first contact with the hotel personnel may be a doorman or bellman, but most likely, it will be a Desk Clerk. He is the prime representative of the hotel, the management and all other employees working for it. The first impression will make all the difference in how the guests will view the hotel and subsequently enjoy their stay; They will then make the establishment.

Dari pendapat Renner di atas dapat dikatakan bahwa bisa saja tamu pertama-tama berhubungan dengan pihak hotel dengan seorang doorman atau bellboy, tetapi kebanyakan yang terjadi adalah tamu berhubungan dengan Desk Clerk. Dialah wakil utama hotel, manajemen, dan seluruh karyawan yang bekerja di hotel. Kesan pertama akan mempengaruhi panadangan tamu mengenai hotel untuk menikmati kunjungan/tinggalnya di hotel kita.

Gatekeeper /penerima tamu

Gatekeeper tersebut berfungsi sebagai

—  The first and most important role a front office clerk plays is that of being the office gatekeeper. Peran pertama dan paling penting seorang pegawai kantor depan memainkan adalah bahwa dari menjadi penjaga pintu kantor. You are the first person people see when they walk in, and normally the first person they speak to when they call. Anda adalah orang orang pertama yang melihat ketika mereka berjalan, dan biasanya orang pertama mereka berbicara ketika mereka memanggil

 

3.2.1.1       Catatan Tamu

Catatan tamu sangat diperlukanbagi setiap organisasi untuk menghindari hal hal yang tidak diinginkan yang mungkin datang dari tamu yang memiliki maksud maksud tertentu, catatan tamu mungkin memiliki format yang berbeda beda. Namun pada umumnya, catata tentang seorang tamu meliputi keterangan keterangan sebagai berikut

  1. Tanggal
  2. Nama tamu
  3. Nama jabatan
  4. Nama pejabat yang ingin ditemui
  5. Tujuan

Keterangan tersebut dicatat dalam bentuk formulir yang daoat diisi oleh tamu sendiri dan kemudian disalin oleh resepsionis ke dalam suatu buku yang disebut buku tamu, buku tamu berfungsi sebagai arsip bagi resepsionis.

No Nama Sex Alamat Instansi No telp Keperluan Keterangan
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               

 

Contoh kartu tamu

 

Pekerjaan  
Alamat  
telepon  
Ingin bertemu siapa  
perihal  

 

 

Catatan:

Datang pukul:………..                                                                                      Tandatangan Pulang pukul ……..

tanggal

Datang pukul

paraf

Keluar pukul

Paraf

         
         
         
         
         
         
         
         

 

Harap disampaikan kepada penerima tamu saat pulang.

3.2.2        Etika Pelayanan Tamu

Setiap tamu harus dilayani sebaik baiknya. Anggaplah tamu anda sebagai majikan kedua. Majikan pertama adalah perusahaan dimana sekretaris bekerja. Untuk memberikan pelayanan bagi para tamu, ada beberapaa hal yang harus diketahui dan dilaksanakan, yaitu

  1. Ketahuilah maksud para tamu dan maksud kedatanannya.
  2. Hendaknya setiap tamu diberikan pelayanan yang sebaik baiknya.
  3. Berikanlah kesan yang baik dan mendalam agar good will dapat diperoleh
  4. Pada saat berbicara dengan tamu sebaiknya resepsionis dapat menjaga diri, tahu apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan dengan tamu
  5. Apabila majikan atau pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan sebaik baiknya sehingga tamu tidak tersinggung.
  6. Usahakan agar tamu merasa comfortable merasa senag apabila harus menunggu
  7. Seddiakanlah bebepra bahan bacaan diruang tamu
  8. Berikanlah perhatian yang senesar besarnya kepada setiap tamu
  9. Bicaralah secaara sopan dan ramah.
  10. Ambil keputusan dengan cepat dan tepat kepada siapa tamu tersebut dapat dihubungkan sehingga masalah tamu dapat diselesaikan seandainya pimpinan tidak ada di tempat.

Pelayanan tamu oleh seorang resepsionis dapat dilakukan sebaik baiknya, dan dapat sangat tergantung pada kemampuan, kelincahan dan etiket yang dimiliki resepsionis tersebut. Buku internasional etiquite and english conversation memberikan beberapa contoh etiket yang patut diperhatikan oleh seorang resepsionis, yaitu

  1. Sebaiknya jangan merokok sewaktu bertugas
  2. Hindarilah makanan dan minum di tempat tugas
  3. Hendaklah berdiri untuk menyambut tamu
  4. Memberikan salam kepada tamu
  5. Apabila tamu yang datang sempat membuat janji, maka ladenilah dengan sebaik baiknya sehingga merasa senang dan puas
  6. Tamu yang datang afspraak hendaklah diberitahukan kepada atasan atau kesekretarisan
  7. Tamu yang tidak diundang atau tidak diharapkan kehadiranya hendaklah tetap dilayani dengan sopan. Setelah tidak bis amengaatsi, baru laporlah ke bagian keamanan.
  8. Apabila tamu harus menunggu, persilahkan menunggu di kamar tunggu
  9. Dikamar tunggu, silahkanlah suguhkan bahan bacaan, koran, majalah, atau lainya untuk mengisi waktu
  10. Apabila kebetulan yang menunggu lebih dari seorang, sebaiknya perkenalkanlah mereka satu sama lain.
  11. Seorang resepsionis sama sekali tidak boleh berpacaran dengan para tamu.
  12. Seorang resaepsionis tidak diperkenankan meninggalkan tempat tugasnya, kecuali ada orang lain yang menggantikannya.
  13. Seorang resepsionis hendaklah selalu keep smiling, sering senyum supaya tetap menarik.

Adab Bertamu dan Memuliakan Tamu

sabda Rasulullah sabda Rasulullah  shallallahu ‘alaihi wa sallam,

—  مَنْ كَانَ يُؤْمِنُ بِاللهِ وَاْليَوْمِ اْلأخِرِ فَلْيُكْرِمْ ضَيْفَهُ

—  “Barang siapa yang beriman pada Allah dan hari akhir maka hendaklah dia memuliakan tamunya.”

—  (HR. Bukhari)

2.Disunahkan mengucapkan selamat datang kepada para tamu

—  sebagaimana hadits yang diriwayatkan dari Ibnu Abbas radhiyallahu ‘anhu, bahwasanya tatkala utusan Abi Qais datang kepada Nabi shallallahu ‘alaihi wa sallam, Beliau bersabda,

—  مَرْحَبًا بِالْوَفْدِ الَّذِينَ جَاءُوا غَيْرَ خَزَايَا وَلاَ نَدَامَى

—  “Selamat datang kepada para utusan yang datang tanpa merasa terhina dan menyesal.” (HR. Bukhari)

Menghormati tamu dan menyediakan hidangan untuk tamu makanan semampunya saja. Akan tetapi, tetap berusaha sebaik mungkin untuk menyediakan makanan yang terbaik. Allah ta’ala telah berfirman yang mengisahkan Nabi Ibrahim ‘alaihis salam bersama tamu-tamunya:

—  فَرَاغَ إِلىَ أَهْلِهِ فَجَاءَ بِعِجْلٍ سَمِيْنٍ . فَقَرَّبَهُ إِلَيْهِمْ قَالَ آلاَ تَأْكُلُوْنَ

—  “Dan Ibrahim datang pada keluarganya dengan membawa daging anak sapi gemuk kemudian ia mendekatkan makanan tersebut pada mereka (tamu-tamu Ibrahim-ed) sambil berkata: ‘Tidakkah kalian makan?’” (Qs. Adz-Dzariyat: 26-27)

—  Mendekatkan makanan kepada tamu tatkala menghidangkan makanan tersebut kepadanya sebagaimana Allah ceritakan tentang Ibrahim ‘alaihis salam,

—  فَقَرَّبَهُ إِلَيْهِمْ

—  “Kemudian Ibrahim mendekatkan hidangan tersebut pada mereka.” (Qs. Adz-Dzariyat: 27)

—  Mendahulukan tamu yang sebelah kanan daripada yang sebelah kiri. Hal ini dilakukan apabila para tamu duduk dengan tertib.

—  Mendahulukan tamu yang lebih tua daripada tamu yang lebih muda, sebagaimana sabda beliau shallallahu ‘alaihi wa sallam:

—  مَنْ لَمْ يَرْحَمْ صَغِيْرَنَا وَيُجِلَّ كَبِيْرَنَا فَلَيْسَ مِنَّا

—  “Barang siapa yang tidak mengasihi yang lebih kecil dari kami serta tidak menghormati yang lebih tua dari kami bukanlah golongan kami.” (HR Bukhari dalam kitab Adabul Mufrad). Hadits ini menunjukkan perintah untuk menghormati orang yang lebih tua.

—   Jangan mengangkat makanan yang dihidangkan sebelum tamu selesai menikmatinya.

  1. Syarat penerima tamu
  2. Tata cara menerima tamu
  3. Pelayanan terhadap tamu
  4. Hal yang perlu diperhatikan
  5. Hal yang perlu dihindari
  6. Macam-Macam tamu menurut kepentingannya :
    1. a.      Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan
  1. Sopan dan ramah
  2. Berkepribadian menarik
  3. Bijaksana dan cerdas
  4. Mempunyai pengetahuan tentang struktur  organisasi dan hal pokok lain tentang kantor tempat ia bekerja
  1. Segera membukakan pintu
  2. Menyapa
  3. Mempersilakan masuk
  4. Mempersilakan duduk
  5. Menanyakan siapa, darimana
  6. Menanyakan keperluan nya apa
  7. Jika tamu untuk orang lain, suruh menunggu
  8. Layani dengan sopan, ramah dan bersikap membantu
  9. Sabar
  10. Apabila tamu hendak pulang, antarkan sampai pintu
  1. Memberi salam dan menyapa dengan ramah
  2. Menjaga diri, memilah mana yang boleh/tidak boleh dibicarakan
  3. Mengarahkan , memberi informasi dan membantu pimpinan dalam membuat perjanjian
  4. Bila pimpinan tidak bisa menerima, berikan penjelasan dengan bijak
  5. Usahakan agar tamu merasa senang
  1. Bila sudah janji, tepati waktu
  2. Bila sedang diluar/acara lain, minta maaf krn terlambat
  3. Apabila tamu masuk, tersenyum dan beri salam
  4. Berikan sapaan ramah
  1. Memotong pembicaraan dengan orang lain
  2. Memonopoli percakapan
  3. Mebicarakan hal-hal yang bukan urusan pekerjaan

3.2.3        Macam macam tamu

Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan kamanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus bertemu.Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu memuat nama, alamat, dari instansi mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya.

 

Apabila tamu memang minta sumbangan, maka tamu tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.Apabila di perusahaan tidak ada bagian atau unit khusus untuk menangani sumbangan, maka sekretaris harus menghadapi dengan tegas tetapi tetap hormat dan sopan. Bila memang tidak ada anggaran untuk melayani sumbangan katakanlah terus terang dan harus siap menerima kata-kata sinis atau bahkan kemarahan dan tingkah aneh. Ingat! Jangan lekas terpancing yang pada akhirnya menimbulkan pertengkaran.

 

Apabila masih ngotot dan ingin berbuat gaduh atau ribut, tinggalkan mereka dan segera hubungi SATPAM untuk mengamankan mereka.Sekretaris perlu pula mengetahui bahwa sebuah perusahaan tidak mungkin terlepas dari kewajiban memberikan dana atau sumbangan-sumbangan. Yang pasti ada persediaan dana untuk itu, karena bila tidak perusahaan akan di cap sebagai perusahaan yang tidak tanggap terhadap lingkungan sekitarnya. Hal ini akan banyak mengalami kesulitan yang timbul bila sewaktu-waktu terjadi sesuatu hal yang tidak baik terhadap perusahaan.

 

Jika belum ada anggaran untuk dana bantuan sumbangan sosial, maka sekretaris perli mengusulkan kepada pimpinan agar menyediakan dana untuk keperluan tersebut. Dana yang diberikan tidak perlu besar, cukup sekedarnya saja tetapi perlu ada. Biasanya dana bantuan untuk sumbangan dianggarkan untuk jangka satu tahun. Apabila diperusahaan terdiri atas beberapa unit kerja atau departemen, sebaliknya digilir agar tidak terlalu memberatkan beban kesekretariatan. Sekretarislah yang mengatur giliran tersebut

.

  1. Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.

Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan. Mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun demikian tak jarang para penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan dalam tawar menawar.

 

Seringkali mereka sendiri menawarkan”komisi khusus” yang hanya pantas dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu beraneka ragam perilakunya.

 

  1. c.       Tamu yang ingin membeli barang

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan dangan pimpinan dsb. Umumnya pembelian barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran. Untuk hal tersebut bawalah tamu kebagian pembelian. Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan minuman kepada tamu yang demikian.

 

  1. Tamu aparat pemerintah

 

a)       Yang bersifat kunjungan rutinBiasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat bekerja rutin kepada siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi. Akan lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan, mungkin oimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Mungkin sekedar bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senang karena di perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

 

b)       Yang bersifat kunjungan khusus.Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk rombongan dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan resmi dalam rangka peninjauan. Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri. Bahkan harus sudah siap di pinti masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar.

 

Hidangan makanan kecil dan minuman bahkan kenang-kenangan atau cendera mata perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi semua anggota rombongan perlu di beri .Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut harus menginap maka sekretaris harus secepatnya pesan(booking) hotel. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi sesuatu di luar dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.

 

c)       Tamu-tamu teman pimpinanBagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temanya atau kanalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi mungkin juga teman sekolah dulu.Dalam hal ini sekretaris harus cukup menegenal tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah cukup kenal baik denghan pimpinan tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang. Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus manunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan.

Yang perlu diperhatikan adalah perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan ataukah sekedar kangen atau ada urusan bisnis penting.Sekretaris merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas sekretaris adalah sebagai penghubung para tamu yang datang. Tugas pelayanan penerima tamu bagi seorang sekretaris adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien.

3.2.4        Membuat perjanjian dengan tamu

Kadang kaang pimpinan tidak berada di tempat, sedangkan tamu tidak bersedia menunggu, buatlah suatu perjanjian apabila tmu tersebut menghendaki. Perjanjian yang dibuat oleh sekretaris bukan merupakan jaminan yang mutlak, tetapi harus dikonfirmasikan dahulu dengan pimpinan apaboila pimpinan kembali, hal tesebut harus diberitahukan kepada tamu. Perubahan perjanjian harus disampaikan secepatnya melaui telepon. Oleh karena itu, sekretaris jangan sampai lupa meminta kartu nama atau nomor telepon tamu tersebut.

Pimpinan kadang kadang juga membuat perjanjian dengan tamu tanpa sepengathuan sekretaris. Dalam hal ini, sekretaris harus rajin menanyakan kepada pimpinan apakah pimpinan membuat janji dengan tamu yang tidak diketahui. Hal tersebut dapat dilihat dari sebuah buku kecil yang digunakan untuk mencatat perjanjian yang dibuat diluar kantor

3.2.5        Membatalkan afrook

Apabila pimpinantidak menyutujui perjani=jian yang dibuat sekretaris karena sudah ada janji dengan pejabat lain atau ada kepentingan lain.

Sekretaris harus segera menghubungi orang yang sudah dibuatkan janji tersebut.

Pembataan afspraak tidak boleh terlambat, apabila sampai lupa memberitahukannya, apabila sekretaris sampai lupa memberitahukan, hal tersebut akan menimbulkan kesan bahwa sekretaris kurang memiliki etiket.

3.2.6        Langkah langkah menerima tamu

Tamu adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang untuk mengunjungi instansi atau organisasi, untuk kepentingan pekerjaan baik kedinasan maupun pribadi. Tamu yang berkunjung ketempat dimana kita berkerja harus dihormati dan dihargai.

Biasanya tamu yang datang tentu ada keperluan yang berhubungan dengan kedinasan. Tamu yang berkunjung harus kita layani dengan baik, tanpa membeda-bedakannya. Oleh karena itu, sebagai tuan rumah harus berusaha untuk melayani tamu sebaik mungkin. Menerima tamu merupakan tugas utama seorang sekretaris. Dimana sekretaris harus bersikap ramah, sopan, dan bersedia untuk membantu memberikan informasi yang diperlukan tamu. Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat menemui tamu :

  1. Bersikap ramah memberikan salam dan menyapanya.
  2. Tanyakanlah maksud kedatangannya, dan berikan informasi yang sejelas-jelasnya.
  3. Bila tamu harus menunggu, usahakan agar tamu menunggu dengan suasana yang menyenangkan berikanlah bacaan (surat kabar, majalah).
  4. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat usahakan agar tamu meninggalkan pesan dan catat segera serta beritahukan kepada pejabat yang dituju.
  5. Biasanya di instansi atau perusahaan ada petugas khusus penerima tamu yang disebut Resepsionis. Tamu yang datang terlebih dahulu harus mengisi buku tamu. Untuk memudahkan petugas untuk menghubungi orang yang dituju oleh tamu.

3.2.7        Menyusun Jadwal Penerimaan Tamu

Jadwal penerimaan tamu harus diatur dan secermat mungkin, perlu dibuat catatan khusus. Buku tamu harus berisi No, Telp, Tanggal, Waktu, Siapa, dan untuk tujuan apa tamu tersebut. Untuk membantu mengingatkan pimpinan. Buatlah perjanjian atau pembatalan dengan tamu apabila ada perubahan sampaikanlah secepatnya

3.2.8        Kesalahan yang harus dihindari saat menerima tamu

Dalam melayani tamu yang harus dihindari adalah :

  1. Hindari senda gurau, jangan berbisik-bisik ketika menerima tamu.
  2. Jangan duduk saat menerima tamu hendaklah berdiri.
  3. Janganlah berhias diri saat menerima tamu.
  4. Jangan makan pada saat menerima tamu.
  5. Kurang sabar dalam melayani tamu.
  6. Tidak memberikan keterangan yang lengkap kepada pimpinan tentang tamu

Meskipun tata cara penerimaan tamu sudah diatur sedemikian rupa, tetapi seorang resepsionis ataupun sekretaris tidak mungkin bebas dari kealpaan dan kesalahan, ada beberapa kesalahan yang biasa terjadi dalam penerimaan tamu, yaitu

  1. Tidak mengucapkan salam

Mungkin karena terlalu sibuk atau terlalu banyaknya tamu yang harus dilayani sehingga resepsionis lpa mengucapkan salam kepada tamu yang baru datang, mungkin juga karena kepribadian  resepdionis sendiri yang kurang simpatik sehingga ia tidak mau mengucapkan salam. Tamu yang baru datang langsung disodori lembar formulir tamu untuk diisi. Dalam kesibukan seperti apa pun harusnya seorang resepsionis memberikan salam kepada tamu. Hal tersebut merupakan norma sopan santun menghormati tamu.

  1. Resepsionis tidak mengantar tamu

Bagi tamu yang tidak mengetahui tempat unit kerja atau pejabat yang akan dikunjungi, resepsionis sebaiknya menantar tamu tersebut sampai tamu diterima oleh sekretaris pimpinan yang bersangkutan. Apabila memang keadaan tidak memungkinkan , misalnya karena banyak tamu yang harus dilayanni, resepsionis minimal harus memberitahu letak kantor pejabat yang akan dituju, jangan lupa untuk meminta maaf dengan menyebutkan namanya. Misalnya bapak sudarto, mohon maaf sya tidak dapat mengantar bapak karena masih banyak tamu yang harus dilayani. Terimakasih.

  1. Tidak mengisi buku tamu

Kadang kadang , sekretaris lupa meminta tamu untuk mengisi buku tamu, begitu tamu datang dan menyerahkan lembar formulir tamu. Tamu tersebut langsung diantar ke pimpinan, hal tersebut bisa mengakibatkan sekretaris kehilangan data pribadi tamu. Bagi pimpinan maupun sekretaris, data pribadi tanu tersebut sangatlah penting. Disamping untuk mengetahui nama, jabatan, unit, kerja, maksud dan tujuann, dat apribadi juga diperlukan untuk mengetahui apakah tamu tersebut pernah berkunjung atau belum, hal ini lebih penting adalah adaptasi akan terjadi hal hal yang baik diinginkan.

  1. Tidak memeperkenalkan kepada pimpinan

Begitu tamu selesai mengisi buku tamu, sekretaris langsung mempersilakna tamu untuk menghadap pimpinan, tamu keluarga dan tamu rutin memang tidak perlu mengisi buku tamu. Mereka dapat dipersilahkan untuk langsung menghadap pimpinan akan tetapi, bagi tamu yang belum pernah berkunjung, alangkah baiknya bila sekretaris mengantarkan dan memperkenalkanya kepada pimpinan

  1. Ruang tamu yang tidak nyaman

Menunggu adalah pekerjaan yang sangat membosankan, lebih lebih bila kodisi dan fasilitas ruang tmau kurang mendapat perhatian. Taa ruang tamu yang tidak menarik dan ventilasi yang tidak memadai menyebabkan ruangan menjadi pamns sehingga tamu cepat merada jenuh dan tidak merasa nyaman selama menunggu, agar tamu yang menunggu merasa betah dan nyaman selama menunggu.agar tamu yang menunggu mersa betah dan nyaman, sekretaris hendaknya mampu mengatur tata ruang tamu sedemikianrupa antara lain

  1. Apabila ruangan tamu tertutup dan jendela tidak memadai, lengkapilah ruang tamu tersebut dengan memberiakn kipas angin
  2. Di tempat tempat tertentu diberi pot untuk penghijauan

3.2.9        Jenis jenis tamu dan pelayanannya

Ketika melaksanakan tugas menerima tamu, penting bagi sekretaris mengetahui jenis tamu yang datang ke kantornya, diantaranya tamu dengan perjanjian, tamu tak dikenal, anggota keluarga atau teman dekat atasan atasan pimpinan, langganan tanpa perjanjian, tamu yang tidak diharapkan, tamu lanjut usia, tamu cacat fisik, dan anggota keluarga atau teman dekat sekretaris, bagaimana sikap yang harus diperhatikan sekretaris dalam memberikan pelayanan terhadap tamu tamu tersebut.

Setiap perusahaan mempunyai peraturan tersendiri dalam hal ini penerimaan tamu, berikut adalah beberapa petunjuk umum bagi sekretaris dalam melayani tamu kantor.

  1. Sebagai prinsip dasar adalah menghormati setiap tamu yang datang di kantor

Setiap orang yang datang bertemu di akntor ingin disambut dan dilayani dengan baik sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai pandai berbicara agar tamu yang datang tidak tersinggung persaannya. Namun demikian, sekretaris harus melaksanakan peraturan peraturan yang berlaku di kantor, sekretaris harus memberitahukan peraturan peraturanyang berlakukepadasetiap tamuyang berkunjung secra ramah dan bijaksana

  1. Melayani tamu menurut kepentingannya
  2. tamu yang datang untuk meminta dana dan sumbangan

Tentu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsng dengan pimpinan .dengan berbagai macam alasan, ia mengemukakan bahwa sumbangan yang diminta adalah untuk kegiatan sosial, HUT, bantuan kemanusian, dan sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak peduli apakah pimpinan mempunyai waktu untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus bertemu.

Cara terbaik untuk mengahadapi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir ini memuat nama, alamatinstansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa. Beri tahukan kepadanya bahea pengisian formulir bagi para tamu merupakan perturan sehingga sang tamu harus mengisisnya. Bila tahu memang minta sumbangan, tamu tersebut dipersilakan untuk menghubungi bagian lain yang memang khususu menangani dana atau sumbangan jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan.

Bila perusahaan tidak memiliki bagian atau unit khusus untuk menangani sumbangan, sekretaris harus menghadapi dengan tegas, tetapi tetap hormat dan sopan, bila memang tidak ada anggaran untuk melayani sumbangan, katakanlah terus terang dan sekretaris harus siap menerima kata kaata sinis, bahkan kemarahan, atau sikap kasar, ingat, jangan lekas terpancing yang akhirnya menimbulkan pertengakaran, jika tamu masih ngotot dan ingin berbuat gaduh atau ribut, tinggalkan dan segera hubungi satpam untuk mengamankan mereka.

Sekertaris harus mengetahui sebuah perusahhaantidak mungkin terlepas dan kewajiban membrikan dana atau sumbangan , persedian dana untuk itu harus ada karena bila tidak ada, perusahaanakan dicap sebagai perusahaan yang tidak tanggap tehadap lingkungan sekitarnya, hal ini akan banyak menimbulkan kesulitan bila sewaktu waktu terjadi sesuatu yang buruk terhadap perusaan, jika belum ada anggaran untuk dana bantuan sumbangan sosial, sekretaris perlu mengusulkan kepada pimpinan agar menyediakan dana untuk keperluan tersebut, dana yang memberikan tidak perlu besar, cukup sekadar saja.

Biasanya dana bantuan untuk sumbangan dianggarkan untuk jangaka satu tahun apabila perusahaan terdiri atas beberapa unit kerja atau departemen, sebaiknya lakukan pergiliran agar tidak terlalu memberikan beban kesekretarisan, sekretarisalah yang mengatur giliran tersebut.

  1. Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa

Pada umumnya, tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan sebaab, mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang dan jasa. Namun, tak jarang para penjual ini meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan dalam yawar menawar. Sering kali  mereka sendiri menawarkan komisi khusus yang hanya pantas dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan ada unit khusus yang mengani jual beli barang atau jasa sehingga mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan seperti ini

  1. Tamu yang inin membeli barang

Tamu yang ingin membeli barang, biasanya banyak bertingkah . mereka minta diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin dipertemukan dengan pimpinan, dan seterusnya. Umumnya, pembelian barang ditangai oleh bagian penjualan atau pemasaran, untuk itu, bawalh tamu ke baggian pembelian, janan lupa, tawarkan minuman kepada yang ingin membeli barang.

  1. Tamu aparat pemerintah
    1. Tamu yang bersifat kunjungan rutin

Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimopinan karena secara rutin mereka menghubungi pihak terentu untuk mndapatkan inbformasi, akan tetapi, lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpianan ingin bertemu untuk mengyakan suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas atau mungkin sekedar bertenu dan bersallaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senga karan diperhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif di kemudian hari bila sewaktu waktu ada kepentingan perusahaan

  1. Tamu yang bersifat kunjungan khusus

Biasanya pejabat atu aparat pemerintah datang bentuk rombongan dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut mungkin berupa kunjungan resmi untuk peninjauan. Kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan, dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut snediri. Bahkan, harus siap di bantu di pintu masuk salam pakain lengkap, artinya pakaian formal seperti jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangan makanan kecil dan minuman atau kenga kenangan atau cinderamaata harus dipersiapkan. Kenang kenangan diberikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi kepada semua anggota rombongan. Bila tamu harus menginap, sekretaris harus memasan hotel. Untuk tamu tamu khusus, peanlah hotel yang berbintang kelas satu supaaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaaan tidak dapat disalahkan.

  1. Teman teman pimpinan

Sekali kali pimpinan akan didatangani oleh temanya atau kenalan baik, mungkin , tamu tesebut teman bisnis, relasi, mungkin juga teman sekolah dulu, dalam hal ini, sekretaris harus mengenal tamu tamu tersebut, meskipun mereka sudah berkenalan dengan baik dengan pimpianaan, sekretaris harus bertanya dulu kepadaa pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang, mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus menunngu, biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan, yang perludiperhatikan adalah tujuan kedatangannya, yaitu akan menghambat tugas pimpinan, sekadar kangen,m atau ada urusan bisnis penting.

Sekretaris merupakan penyaring poara tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, bersiukaplah ramah kepada semua tamu vyang datang, sekretaris juga merupakanpenghubung para tsamu yang datang, tugas penerima tamu bagi seseoranfg sekretaris adalah menbantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif.

Setelah yakin tamu yang daatang ke kantor akan diterima , berikut ini adalah petunjuk tata cara mengantar dan melayani tamu yang dapat dilakukan sekretaris ketika berhadapan dengan tamu.

Jangan membeda bedakan tamu karena jabatan atau penampilan misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah

Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan. Sambutlaah tamu tamu dengan senyum dan sikap ramah.

Apabila tamu datang, segera sambut, jangan sekedar menengok ke samping atau bersikap acuh tak acuh smabil melakuakan pekerjaan

Ketiak mengantar tamu, tunjukan ke arah yang dituju dengan telapak tangan ke arah atas dan jari rapat

Menunjukan arah dengan menggunakan telunjuk adalaah sikap tidak sopan

Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan, berjalanagar ke depan denga posisi sedikit miring, sambil sesekali menengok ke belakang untuk memerhatikan jalan tamu

Membukakan pintu untuk tamu.kalau aun pintubergerak ke arah dalam, anda masuk dulu, dorong bauka pintunya, dan persilahkan tamu untuk masuk, kalu tamu untuk masuk terlebih dulu.

Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk atau menunggu di ruangan tamu yang dudah disediakan oleh kantor.

Tata tertib di ruangan tamu yang perlu diperhatiakn oleh sekretaris adalah

Persilahkan tamu duduk di tempat terhormat

3.2.10    Etika menerima tamu kantor

Sekretaris sebenarnya merupakan petugas yang dalam menjalankan tugasnya harus menghadapi dua macam pimpinan, yaitu pimpinan tempat sekretaris bekerja dan semua tamu yang datang ke perusahaan.

Di perusahaan swasta yang bergerak di bidang niaga atau jasa , ada semboyan pembeli adalah raja, ini berarti bahwa pembeli harus diperlakukan sebaik baiknya. Harus dilayani tanpa mengecewakan dengan harapan akan menjadi langganan tetap.

Di ruangan khusus penerimaan tamu hendaknya senantiasa ada petugas yang melayani tamu pada jam jam kantor, salah satu sebab kehilangan langganan adalah tidak adanya petugs penerima tamu , jika seorang sekretaris merangkap sebagai resepsionis, besar kemungkinan ia sering dipanggil oleh pimpinannya sehinnga tidak dapat memberi pelayanankepada tamu yang datang.untuk itu, perlu di tegaskan oleh pemimpin bahwa pelayanan tamu adalah lebih penting di bandingkan dengan tugas pekerjaan sekretaris yang sedang ia kerjakan saat itu.

Menurut sedarmayanti, etika sekretarisdalam menerima tamu adlah sebagai berikut

  1. Bersikap sopan dan ramah
  2. Berkepribadian menarik
  3. Bijaksana
  4. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang oraganisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainya.

Adapun menurut ursula ernaawati, etika sekretaris dalam menerima tamu kantor adalah

  1. Berpenampilan rapi, bersih, dan segar,
  2. Berprilaku sopan dan ramah
  3. Ekspresi wajah yang hangat
  4. Mengahapal nama tamu
  5. Senang bergaul dan luwes
  6. Menjadi pendengar yang baik
  7. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan kebiasaan jelek seperti menggigit kuku
  8. Bersikap hormat kepada tamu
  9. Memiliki semangat kerja yang tinggi
  10. Nada suara yang enak dan jelas,
  11. Tenang dan menangani komplain secara profesional
  12. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu, tulus melayani tamu.
  13. Tulus melayani tamu

 

3.2.11    Penanganan ruang tamu

Cara penerimaan tamu merupakan pusat komunikasi yang amat penting dalam pelayanan suatu perusahaan atau organisasi yang dapat meninggalkan kesan bagi perusahaan lain, bahkan dalam masyarakat luar. Semua pesan dan kesan diambil oleh penerima tamu untuk disampaikan kepada pimpinan atau petugas yang berhak. Petugas penerima tamu adalah barisan terdepan dari sukses tidaknya suatu perusahaan atau organisasi, oleh karena itu, etika seorang sekretaris atau petugas penerima tamu harus dijaga setiap saat. Ia harus selalu ramah, sopan, bijaksana, taktis, dan komunikatif.

Selain syarat syarat tersebut, sekretaris sebaiknya juga memeriksa tata ruang penerima tamu, khususunya yang berkaitan dengan hal hal berikut.

  1. Ruiangan tamu nyaman, bersih dan rapi
  2. Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti buku, kartu pengenal tamu, majalah, koran, brosur, karalog perushaan, tempat sampah dan asbak
  3. Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima, siap memberikan bantuan dan bersahabat.

 

BAB IV STUDI KASUS

Cerita Perjalanan/Jalan-Jalan Anggota DPR ke Maroko

Hari Jumat, 24 September 2010, Keberangkatan ke Dubai, berangkat dari Jakarta menuju Dubai jam 18.30 WIB. Tiba di dubai jam 22.30 (waktu setempat), waktu Jakarta jam 02.30 (WIB). Kami harus menunggu sampai jam 07.35 (waktu Dubai atau 11.35 wib waktu Indonesia) untuk berangkat dari Dubai menuju Casablanca, Morocco.

Sabtu, 25 September 2010, Akhirnya pada pukul 00.51 pagi waktu Dubai saya menerima uang sisa tiket hanya US$ 122 saja. Uang perdis US$ 220 x 4 hari dipegang ketua delegasi untuk biaya makan dan hotel di Maroko. Padahal biaya paket selama di Maroko dan Spanyol (saya harus ikut bayar walau tidak ikut,karena hitungannya satu kelompok/group, saya dikenakan US$ 1,350), perincian potongan terlampir.

Tiba di Dubai jam 22.30 , berangkat lagi ke Maroko dari Dubai jam 7.35 (waktu Dubai), seharusnya Maskapai Emirates kasih penginapan gratis buat yang transitnya lama, kemana jatah ini ? Padi tour ada apa bisa monopoli perjalanan DPR ? Atau akibat anggota DPR memang suka menghemat uang dengan cari yang Termurah agar bisa membawa istri dan anak jalan jalan bahkan untuk bisa ke negeri tetangga?

Tiba jam 13.00 waktu setempat di Casablanca, nunggu di VIP room sampai naik bis jam 14.08 siang, menuju Maracas, butuh 3 jam. Menginap di maracas, karena pusat budayanya maroko/karena ibukota lamanya maroko?

Pukul 20.37 malam kami sampai ke restoran untuk makan malam, bukankah jadwalnya masuk hotel dulu? karena dari tempat makan ke hotel butuh 1 jam lagi. Pelaksanaan jadwalnya ngaco? Harusnya sesuai jadwal jam 17.30 sudah masuk hotel dan makan malam jam 19.30.

Jadwal ini mengutamakan jalan-jalan bukannya tugas? Akhirnya sampai di hotel kenzi farah bintang 5 (www.kenzitowerhotel.com) pada jam 21.06 malam seorang Ibu salah satu anggota rombongan perjalanan jatuh sakit karena kecapaian, inikah kebersamaan? Padahal rakyat membiayai para anggota DPR dan pejabat dengan tiket kelas bisnis agar bisa tetap sehat dan konsentrasi dalam bertugas karena sadar adanya perbdaan waktu yang sering sebabkan gangguan kesehatan/kecapaian akibat “jetlag“. Acara menanti minggu sore dan senin pagi sampai siang, tenaga,pikiran dan kesehatan telah terkuras karena duduk di kelas ekonomi dan perjalanan yang panjang. Semua ini demi penghematan uang buat jalan-jalan atau buat bawa oleh-oleh?

Apakah salah ada jalan2 selama di maroko? Bagi saya tidak masalah, selama sekitar kota rabat tempat acara pada waktu tidak ada acaranya, yang jadi masalah kalau sengaja diatur jalan-jalan diawal, akibatnya rombongan sudah kelelahan buat acara intinya. Kalimat yang sama yang saya dulu dengar sewaktu menjabat anggota DPRD kabupaten, “ini yang penting kebersamaan”, ternyata di DPR juga sama saja…

Sampai saat ini saya masih belum mendapat buku panduan dan jadwal acara finalnya. Penghematan-penghematan agar dapat jalan-jalan ke Spanyol jelas sangat keterlaluan apalagi uang harian juga dihitung selama di spanyol dengan uang rakyat (APBN), lihat tulisan “BTP bunuh diri?”

Minggu, 26 September 2010, Berangkat pukul 8.44 pagi waktu setempat dari hotel kenzi farah, menuju Rabat. Setelah melewati penjelasan yang panjang lebar, akhirnya uang per diem saya di maroko 4 hari saya terima pagi ini, total terima US$ 685, dari harusnya $ 992, karena ketua delegasi minta $ 250 lagi buat dana tatktis, alasannya dana taktis dari DPR untuk rombongan US$ 2.000 diguakan untuk souvenir US$ 1,000, dan buat dana tambahan buat staf dan tenaga ahli US$ 1.500 (@US$ 500 untuk 3 orang).

Pukul 12.06 masih di perjalanan. ini benar-benar keterlaluan, acara di Rabat jam 16, kata supir menuju rabat butuh 4,5 jam . Mana keburu? Makannya kalau jadwal jam 11 menuju rabat dan makan di jalan menuju rabat, nyatanya diubah makan tetap di marrakech dan restorannya baru buka setelah jam 12 siang.

Sungguh malu acara jam 16 sampai terlambat, padahal sudah dari kemarin siang tiba di Casablanca maroko

Pukul 12.35 kami makan siang, menunggu “main course“. Bagaimana keburu jam 16 acara di Rabat ? Ada yang usul minta acaranya di rabat diundur saja, mereka maklumlah DPR, maklum payah urus selalu jalan-jalan yang utama ,acara resmi ogah-ogahan? Saat ini sudah jam 16.08, baru lihat petunjuk ke Casablanca 32 km, ke rabat 120 km, jadi kalau kemarin dari casablanca ke rabat hanya 95 km, untuk apa ke Marrakech? Jelas ini niatnya jalan-jalan dari pada ketemu parlemen Maroko. Apa semua GKSB DPR RI dengan parlemen seluruh dunia seperti ini? Atau memang niatnya sekedar agar anggota DPR RI pernah keluar negeri jalan jalan?

Dan yang jelas-jelas manipulasi data, adalah seperti yang terlihat di buku panduan dari marrakech jam 11 menuju rabat akan tiba jam 13.30 (stop makan jam 12 di restoran), artinya seolah olah hanya 1 jam atau 1,5 jam perjalanan, ternyata butuh 4,5 jam ! Jelas-jelas manipulasi data alias kami kena tipu! Kena tipu siapa? Ketua delegasi, travel tour atau staf?

Saya akhirnya baru menerima buku panduan perjalanan ini siang hari, dan lucunya pada hari senin (27/9) dibuat langsung check out hotel jam 8.30, baru acara sampai 13.30, lalu jadwal kosong. Selasa jam 8.00 sarapan pagi, faktanya rombongan senin sore menuju Casablanca dan terbang ke spanyol. Dalam acara tidak dibuat spanyol ,sampai tanggal 29 dibuat seolah olah masih di Maroko kegiatannya, dan ditulis 13.20 berangkat casblanca jakarta.

Jadi jelas ketua delegasi dan pimpinan BKSAP tahu tidak boleh ke Spanyol tetapi masih nekat bukan hanya bohong ada di maroko, uang perjalanan juga dibuat 3 hari hitungan uang di spanyol yang notabene hampir dua kali lipat uang di maroko. Bukankah kalau diaudit BPK dengan memeriksa uang perjalanan,auditor BPK akan tahu kejanggalan ini, karena sistem at cost. Wajar hasil audit BPK atas perjalanan DPR selalu “disclaimer” (bermasalah). Kenapa tidak ditindak? Karena ada masalah anggaran yang dikuasai DPR? Sehingga BPK tidak berani mengutak-ngatik DPR?

Yang menarik dalam buku panduan ada tertulis extand khusus untuk ketua delegasi dan istri tanggal 3 okt 2010 Dubai-Zurich, 7 Oktober 2010 Zurich – Dubai dan 8 Oktober Dubai-Jakarta. Apakah ini artinya beliau ada perjalanan acara DPR lainnya di Zurich karena beliau juga pimpinan BKSAP? (yang isunya sering ke luar negeri), kalau iya, dengan sistem tiket yang lump sum artinya beliau mengantongi selisih tiket dubai – jakarta dari kunjungan ke maroko (+spanyol) dan tiket kunjungan ke zurich dari jakarta – dubai.

Kalau ini benar terjadi sungguh pencurian yang luar biasa atas uang rakyat, siapa yang bisa mengauditnya ? BPK? Hasil “disclaimer” juga tidak ada sanksinya? (Keterangan dari staf kepada saya ketua delegasi ke zurich ada acara DPR lainnya, jadi beliau gunakan SK perjalanan lain, artinya semua dugaan saya benar, ada penghematan uang tiket yang masuk kantong pribadi karena lump sum).

Pukul 17:49 waktu setempat tiba di hotel La Tour Hassan (lokasi Rabat-Morocco, www.LaTourHassan.com), masalahnya acara kemerdekaan sudah terlambat, sibuk ganti baju batik untuk ke acara. Jam 18.36 baru menuju ke acara yang sesungguhnya telah usai, tinggal ramah tamah saja ke Wisma Duta. Pukul 19.01 tiba di wisma duta, bagus dan udah milik sendiri.

Ternyata masyarakat Indonesia sudah pada pulang (mungkin kecewa? Dan merasa tidak perlu ketemu anggota DPR yang sudah ada di Casablanca sejak sabtu siang masih tidak bisa capai Rabat jam 16 hari minggu buat acara lndonesia day yang dihadiri dubes-dubes negara lain di rabat seperti dubes Amerika juga hadir. Dubes sampaikan seharusnya 7 hari di rabat. Nyatanya pada memilih jalan-jalan ke Spanyol dan jalan-jalan dulu sampai acara jam 16 menjadi terbengkalai (terlambat datang).

Senin, 27 September 2010, Pukul 9 pagi kami berangkat dari hotel menuju kuburan raja Muhammad 5 , setelah itu kami ke gedung parlemen, kami hanya seperti tour saja saat ini (jam 10.13), yang diajak masuk keruang wakil ketua parlemennya hanya ketua delegasi dan dubes kita saja. Kami lihat-lihat ruangan sidang diantar sekjen parlemen mereka.

pukul 10.54 siang dimulailah pertemuan “seminar” dengan pihak parlemen dan pengusaha maroko . Pakai bahasa Arab dengan bantuan penerjemah .

Problem bahasa sangat terasa sekali, kalau pemerintah bisa siapkan mahasiswa-mahasiswa untuk kuliah disini akan sangat membantu untuk hubungan kedua negara. sayangnya sering harus test bahasa inggris dan perancis, kita harus siapkan. Mereka sudah buka test dengan bahasa inggris saja buat mahasiswa yang tidak punya latar belakang perancis dan spanyol, kebijakan ini diharapkan dapat meningkatkan jumlah mahasiswa Indonesia di Maroko.

Parlemen maroko mengharapkan lain kali bisa tinggal lebih lama dan bisa kunjungan kelapangan untuk melihat peluang-peluang yang bisa dikerjasamakan, termasuk apa-apa yang dapat dibenahi bersama kedua negara

Sangat memalukan, siang ini rombongan sudah buru-buru ke casablanca untuk “nyebrang” ke Madrid spanyol, mereka tidak ikut acara lagi karena takut tertinggal penerbangan pulang Jakarta via Dubai jam 13.20. Sore ini tinggal saya sendiri di Hotel, mungkin dengan mahasiswa indonesia yang ambil S3. saya mau lihat barang-barang produk asli Maroko terutama dari bahan kulit asli. Mereka menawarkan kerjasama kelautan, kemaritiman dan pelabuhan.

Mereka tertarik soal kehutanan di indonesia (ada yang bicara penuh semangat, distop ketuanya agar jangan kelamaan karena waktu yang terbatas, dia agak marah dan bilang “bagaimana ini masak datang jauh-jauh hanya ketemu sebentar saja?

penterjemah kedutaan kita tidak mau terjemahkan, untung ada mahasiswa S3 kita yang ambil kuliah disini duduk sebelah saya , jadi bisa saya minta artikan kenapa dia agak protes.

Setelah selesai berbicara dorang tersebut kemudian pergi meninggalkan ruangan karena mungkin merasa ini hanya “dagelan” semata. Datang jauh-jauh bukan mau kerja tetapi plesiran saja anggota DPR RI ini?

Dalam hati saya sependapat dengan orang tersebut, harusnya seminar seharian dapat digunakan untuk menuntaskan apa hambatan hubungan ekonomi dan politik antar dua negara yang pernah begitu bersejarah dipelopori dan dibangun oleh Bung Karno

Sekarang giliran pengusaha maroko yang ngomong (jam 12:24) Namanya Ismael Hasan mewakili pengusaha maroko. Mereka butuh banyak karton kertas buat bungkus tomat-tomat mereka untuk ekspor.

Kebutuhan benih2 pertanian dari indonesia, termasuk plastik-plastik untuk rumah pertanian dan buat packaging. Transportasi laut yang menghubungkan langsung Indonesia dengan Maroko belum ada.(Mereka tawarkan penghapusan pajak berganda bagi negara2 sahabat).

Ada lagi wakil rektor Universitas Marrakech, berbicara kurangnya Indonesia mengirim mahasiswa, padahal gratis biaya kuliah disini. (Alangkah kurangnya waktu, karena ketua delegasi udah mau ke spanyol, harusnya setiap kunjungan GKSB harus gunakan pertemuan seharian atau 2 hari, hubungan 2 negara mana bisa dibicarakan dalam 1-2 jam? Jelas tidak bisa, buat apa buang waktu jauh-jauh kesini dan habiskan uang rakyat yang banyak?

Selanjutnya dubes kita pak Tosari wijaya mendapat giliran bicara, intinya semua yang disampaikan akan beliau dorong pemerintah dan DPR untuk lakukan.

Keterlaluan akhirnya ketua delegasi ngomong: ” karena keterbatasan waktu,maka kami sebagai anggota tidak diberi kesempatan untuk berbicara,bisa dilanjuntkan sambil makan siang saja” (siapa yang suruh ketua nyimpang ke spanyol? Jelas pelanggaran kalau diperiksa BPK!). Sungguh keterlaluan. Kalau pertemuannya di Indonesia udah aku semprot, aku diam menahan diri demi jaga wajah DPR jangan sampai kami beradu mulut depan parlemen maroko.

Jam 12.52 Ketua teruskan bicaranya: Ketua intinya ingin sebagai negeri muslim maroko di barat dan indonesia di timur bisa jadi perangkai negara-negara muslim yang terletak diantaranya

Saat ini kami sedang menunggu mau makan duduk di meja makan, setelah tadi foto dan tukar kado. Dari meja makan anggota parlemen maroko yang duduk semeja dengan saya menanyakan soal gaji, kalau mereka sebulan Rp.40 juta per anggota, begitu kami katakan Rp56 juta/bulan , dia katakan masih besaran kalian gajinya (padahal pendapatan perkapitanya maroko sudah US$3.700,menurutnya, Indonesia belum capai US$2000 pendapatan perkapitanya, sekedar info, nominal pendapatan perkapita Indonesia menurut data tahun 2008 adalah sebesar $ 1.420 ).

gedungnya untuk ukuran kita seperti kantor DPRD propinsi kita saja, saya nyeletuk DPR kami sudah besar kantornya masih mau bangun lagi, padahal anggota DPR tidak kerja di ruangannya, melainkan hanya di ruang paripurna, komisi dan badan saja.

Ada crew TV lokal maroko yang minta saya wawancara, langsung dari kedubes kita melarang, alasannya hanya ketua delegasi yang berhak ngomong, gila benar? Haknya sama, takut aku cerita di media maroko rombongan kerja sama habiskan 7 hari dan buru-buru ternyata jalan2 ke spanyol? parah juga “konspirasinya”?

Akhirnya sampai di hotel, jam 14.27 , kawan-kawan dengan bis balik ke Casablanca menuju Madrid. Saya diantar pak Dubes dengan Mercedes S 350 type baru pulang ke hotel. Aku menunggu mahasiswa S 3 indonesia yang belajar soal Syariah, untuk lihat peluang bisnis yang mungkin ada dan bisa mahasiswa kerjakan antara Maroko dan Indonesia.

Beli voucher internet buat kirim email dan hidupkan layanan blackberry saja, 1 jam 50 Dirham marocco (50 ribuan rupiah) .

Waktu sudah menunjukan pukul 17.39 sore, saya menunggu mahasiswa Indonesia yang mau mengajak saya melihat produk-produk asli Maroko yang mungkin bisa kita jual atau masukan dari Indonesia

Namun mereka belum muncul di hotel, janjinya sore, memang diluar matahari masih panas. Maka saya pun menunggu saja. (Mahasiswa ini anak tokoh partai golkar dan pengurus DPP di masanya Akbar Tanjung dan anggota DPR beberapa periode). Telepon masuk pukul 19.09, ternyata dari mahasiswa S3 baru datang ke hotel mengajak jalan-jalan.

Saya diajak jalan ke pasar rakyat bersama istrinya yang orang Irak (sudah fasih bahasa Indonesia), sewaktu makan ketemu pak dubes bersama istri yang baru selesai nonton film Itali atas undangan dubes Italy di Rabat, saya sempat berfoto dengan supir pak dubes yang sudah 26 tahun kerja di KBRI dan sudah fasih berbahasa Indonesia.

Demikian laporan perjalanan GKSB maroko, besok pagi jam 9 rencana menuju Casablanca untuk kembali ke jakarta via dubai jam 13.20 waktu casablanca (GMT 0)

Rabat, Mon, Sep 27, 2010 22:35:25

BAB V KESIMPULAN

 

Bahwa seorang sekretaris harus mampu mengendalikan segala pertemuan seorang pemimpin dengan koleganya baik dalam pertemuan rapat ataupun segala kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan seorang pemimpin. Karena mau bagaimanapun seorang pemimpin butuh tenaga seorang sekretaris dalam mengatur semua kegiatanya nya agar semua kegiatan dapat berjalan dengan baik.

Begitu pula dengan penerimaan tamu seorang sekretaris harus mampu mengendalikan tamu nya agar dapat menghasilkan kondisi kondisi yang kondusif

Baik tamu maupun seorang pemimpin yang berada di kawasan perusahaan, dengan terciptanya suasana yang kondusif diharapkan menghasilakan siklus kerja yang optimal.

Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalam hal korespondensi, kearsipan, dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris.

“Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.”

(Saiman, 2002:40) Menurut Neni Nuraeni dalam websitenya

http://www.greatsecretary.wordpress.com menjelaskan bahwa sekretaris dibanding dengan

posisi lain, termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

 

  1. Menurut Wewenangnya.
    1. Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.
    2. Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
    3. Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
    4. Menurut Jenis Tugasnya.
      1. Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
      2. Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan
      3. Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi,mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
      4. Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Sedangkan menurut Eti Ratnawati dan Sunarto dalam bukunya berjudul Kompetensi Sekretaris Profesional (2006:16-18), tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok : tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, dan tugas kreatif.

  1.  Tugas Rutin

Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan, praktek yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang dilakukan sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, tamu, telepon, acara kegiatan pimpinan, laporan, rapat rutin, dan lain-lain.

  1. Tugas Pelaksanaan Instruksi

Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan di tengah –tengah kerja rutin. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, proyek khusus, dan lain-lain.

  1. Tugas Kreatif

Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, daapt berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan kepribadian, pengetahuan, atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi,dan tugas keseluruhannya makin meningkat.

Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa tugas sekretaris  sangat kompleks dan tidak hanya berhubungan dengan tugas pimpinan saja

Sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang berhubungan dengan kesekretariatan, meliputi tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, tugas kreatif, tugas insidentil dan tugas sosial.

 

 

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s